System 5S. Błędy i pułapki przy wdrażaniu i jak ich unikać.

5S - fundamenty

5S, czyli właściwa organizacja miejsca pracy, czy też własnościowe podejście do swoich obszarów, stanowi system lub też zestaw ściśle określonych i następujących kroków eliminacji marnotrawstw z procesów. W wielu przypadkach wdrażany jest już na samym wstępie procesu ciągłego doskonalenia w myśl zasady..

„Miejsce na wszystko, wszystko na miejscu”

Wielu managerów podchodzi do 5S jako do fundamentów, gdyż jak tu działać z bardziej zaawansowanymi narzędziami Lean, jeśli pracownik nie potrafi zadbać o swój obszar.

Jak zatem rozumieć 5S? System ten swoje korzenie, jak większość rozwiązań szczupłego zarządzania, wywodzi się z Japonii. Jego podstawowym założeniem jest uporządkowanie oraz zorganizowanie miejsca pracy w sposób, który przyczyni się do tego, że działania, operacje będą wykonywane w sposób efektywny i ergonomiczny, a co za tym idzie również bezpieczny.

Zanim jednak poznamy zasady oraz omówimy najczęściej powielane błędy, sprawdźmy co kryje się za tym krótkim zwrotem.

system_5S

Seiri (ang. sort) polega na sortowaniu i oddzieleniu elementów, które na danym kroku procesu nie są używane lub używane są sporadycznie.
Seiton (ang. set in order) czyli nic innego jak systematyzowanie obszaru, tj. wyznaczenie i przygotowanie miejsc dla wszystkich przedmiotów. „Miejsce na wszystko”.
Seiso (ang. shine) sprzątanie polegające na poukładaniu wszystkich elementów uczestniczących w procesie na odpowiednio przygotowanych wcześniej do tego miejscach, zgodnie z zasadą „Wszystko na miejscu”
Seiketsu (ang. standarise) udokumentowanie poprzednich trzech kroków w postaci standardów dając wskazówki jak dane miejsce pracy powinno wyglądać.
Shitsuke (ang. sustain) to najtrudniejszy ze wszystkich kroków, zarówno pod kątem wprowadzenia, utrzymania i rozwoju. Samodyscyplina wymaga bowiem zaangażowania pracowników na wszystkich szczeblach organizacji.

Wdrożenie systemu 5S wymaga od organizacji odpowiedniego planowania. Bez odpowiedniego podejścia do etapu planowania, żaden z prowadzonych przez nas projektów, nawet wdrożenia 5S, nie zakończy się sukcesem. W szczególności będziemy skazani na porażkę, jeśli będziemy podchodzić do tematu chaotycznie i bez merytorycznego podziału zdań oraz obowiązków. Ponadto, należy pamiętać, że kolejne etapy wdrażania 5S następują po sobie w ustalonej sekwencji, tak jak ma to miejsce na przedstawionej powyżej grafice. Kolejność etapów nie może być zmieniana, jeśli chcemy aby projekt z wdrożenia zakończył się powodzeniem.

Co gorsza, dość często można zaobserwować, że przyczyny porażki przy wdrażaniu systemu 5S mają zazwyczaj te same źródła. w każdej organizacji, w której do wdrożenia i utrzymania systemu 5S nie doszło.

Jakie są zatem najczęstsze przyczyny niepowodzeń? Te postaramy się przedstawić w dalszej części artykułu.

5S a sprzątanie

Bardzo często, w organizacjach, w których zdecydowano się postawić na odchudzenie i doskonalenie procesów, system 5S stanowił jedno z pierwszych rozwiązań po jakie firmy sięgały. Jest to zrozumiałe, w szczególności gdy organizacja ma świadomość ograniczeń, w postaci marnotrawstw (MUDA), istniejących w procesach. 5S jako jeden z fundamentów jest odpowiedzią na pojawiające się uchybienia, a jego wdrożenie może znacząco wpłynąć na eliminację strat.

5S_vs_sprzatanie

Co takiego się jednak dzieje, że organizacje doznają porażki podczas wdrażania i stosowania 5S? Najczęściej jest to przekonanie, że nadrzędnym zadaniem poprzez zastosowanie technik 5S jest sprzątanie. I nie było by w tym nic dziwnego, bo jak można się przekonać, sprzątanie (3S) faktycznie stanowi element systemu 5S. Jednakże nie jest jego głównym i jedynym elementem. Jest to dopiero 3 krok w całej układance, który w pierwszej kolejności musi być poprzedzony sortowaniem i systematyką. Dopiero po zapewnieniu, że wszystkie trzy pierwsze elementy systemu zostały spełnione, należy zadbać o standaryzację oraz utrzymanie systemu za pomocą piątego z elementów, czyli samodyscyplinę i samodoskonalenie.

W wielu firmach, w których proces wdrożenia 5S nie zakończył się sukcesem, można było napotkać na ten sam problem. Firmy skupiały się jedynie na elemencie sprzątania uzupełniając go co najwyżej o postawienie tablicy cieni, na których znajdowała się zmiotka, szczotka, szufelka i wiadro. Koniec.
Nie. 5S to nie tylko sprzątanie, więc jeśli nie chcemy popełniać tego samego błędu, stosujmy się do zasad i wdrażajmy wszystkie elementy we właściwej kolejność, przywiązując do nich taką samą uwagę jak do sprzątania.

5S w pierwszej kolejności

Mimo, że system 5S stanowi jedną z fundamentalnych technik eliminacji start z procesów, to sięganie po to rozwiązanie na samym początku, z nadzieją, że będzie to panaceum na całe zło, stanowi jeden z poważniejszych błędów. Stwierdzenie to może być dla wielu może być dość dyskusyjne, jednak nie jest ono pozbawione prawdy.

Owszem, sięgnięcie po 5S we wczesnych etapach wdrażania Lean Management jest dobrym rozwiązaniem, pod jednym warunkiem. Jeśli wiemy jak przebiegają nasze procesy i dokonaliśmy odpowiedniej identyfikacji oraz analizy pojawiających się w procesach marnotrawstw. Dlatego też, pierwszymi krokami jakie powinniśmy wykonać, zanim zabierzemy się za wdrażanie systemu 5S, będzie zejście do Gemba, w celu zmapowania istniejących procesów. Bycie w miejscu gdzie zachodzą nasze procesy oraz zebrania wszystkich kluczowych danych, pozwoli nam na lepszą ocenę stanu obecnego, jak również określenie potrzeb dla stanu docelowego.

Warto się przy tym również zastanowić, czy istnieją plany wdrożenia narzędzi lub technik, które fizycznie będą dotkać funkcjonowania naszych procesów. Mowa tu np. o SMED, TPM, gdzie wysiłki i efekty, jeśli nawet wdrożenia dokonaliśmy zgodnie ze sztuką, legną w gruzach. Może okazać się, że wszystko czego dokonaliśmy w międzyczasie, przestanie tak właściwie mieć jakiekolwiek znaczenie.

Czego unikać: stosowania wszystkich 5 elementów, na raz, bez zastosowania zasad systemowego wdrażania rozwiązań oraz szczegółowego planowania kiedy, jak i kto będzie odpowiedzialny za wykonanie ściśle określonych działań.

O czym pamiętać: należy określić cel i zaplanować systemowe działanie, które będzie spójne z działaniami poprawiającymi efektywność funkcjonowania procesów.

Brak zaangażowania odpowiednich zasobów

Jeden z tych błędów, z którymi można spotkać się dość często. W wielu organizacjach, za wdrożenie 5S jak i pozostałych narzędzi szczupłego zarządzania zajmują się dedykowani do tego pracownicy, jak specjaliści czy kierownicy Lean / Ciągłego doskonalenia. Oczekuje się jedynie od tych osób efektów na poprawę funkcjonowania procesów, z czego są ostatecznie rozliczani.

Tym samym generowany jest problem z brakiem zaangażowania, który odnotowywany jest wśród kierownictwa niższego i wyższego szczebla. W efekcie postępowanie takie prowadzi do stanu, w którym techniki takie jak 5S wdrażane są jednoosobowo bez wsparcia zarówno osób kierujących odpowiednimi obszarami jak i całą organizacją.

Dodatkowo brak zaangażowania i właścicielskiego podejścia do obszarów przez osoby za nie odpowiedzialne, przekłada się na brak poczucia odpowiedzialności za te obszary wśród pracowników związanych z danym procesem. Innymi słowy, osoby liderujące nie dając odpowiedniego przykładu i nie wnosząc swojego wkładu w proces wdrażania 5S, nie są w stanie wzbudzić w pracownikach potrzeby dbania o stanowiska pracy.

Z drugiej jednak strony, pojawia się kolejny problem, bazujący na niewłaściwej komunikacji pomiędzy kierownictwem na wszystkich szczeblach zarządzania organizacją a pracownikami. W wyniku takiego postępowania, wdrożenie jakiegokolwiek rozwiązania prowadzone jest w trybie nakazowo – rozkazowym. Brak odpowiedniej komunikacji oraz spójności w działaniach, na linii przełożony – pracownicy, nie kończy się sukcesem podczas wdrażania systemu 5S.

W związku z tym, istotne jest by inicjatywa wypływała z samej góry, od najwyższego kierownictwa, zgodnie z zasadą Hoshin Kanri. Istotne staje się określenie celów strategicznych, a następnie propagowanie celów na niższych poziomach organizacji. Tym samym, kwestie związane z wdrożeniem 5S czy innych technik i narzędzi szczupłego zarządzania były wspierane przez dostarczenie odpowiednich zasobów na każdym poziomie.

Czego unikać: Wdrażania rozwiązań jednoosobowo. Nie szukaj i nie przygotowuj planu bez konsultacji z właścicielami procesu, a przede wszystkim bez udziału pracowników.

O czym warto pamiętać: Jak każde z rozwiązań szczupłego zarządzania, tak i 5S jest techniką, która wymaga zaangażowania i czynnego udziału wszystkich pracowników organizacji na każdym poziomie. Szczególnie ważne jest zaangażowanie i gromadzenie informacji od pracowników na stanowiskach pracy gdzie technika jest wdrażana. Dobrą praktyką jest również wdrożenie eventów mających na celu propagowanie 5S wśród pracowników.

Wszystko zaczyna się i kończy na audycie

Oczywiście samodyscyplina i samodoskonalenie stanowi element 5S. Wdrożenie wymaga weryfikacji i monitorowania oraz utrzymania wszystkich elementów, jednakże nie jest to krok, od którego wdrażanie 5S powinno się rozpoczynać. Identycznie jak ma to miejsce w przypadki sprzątania.

Dodatkowo, nawet jeśli 5S zostanie wdrożone zgodnie z zasadami, utrzymanie go przy życiu będzie wymagało trzech podstawowych narzędzi;

promowanie kultury 5S,
komunikacja celów i wyników,
szkolenie pracowników,

Audyt będzie stanowił integralny element tego procesu, ale nie należy stawiać go ponad wszystkim. Ułatwić to może również zmiana nastawienia, a mianowicie przekształcenie świadomości pracowników, że audyt nie jest złem koniecznym, na który pracownicy powinni reagować strachem lub co gorsza irytacją. Audyt / przegląd 5S ma przede wszystkim służyć do oceny stanu obecnego i poszukiwania wspólnie potencjału do rozwoju. Nie jest przecież powiedziane, że pracownik nie przestrzega opracowanych standardów, o ile te w ogóle istnieją, bo jest oportunistą.

Czego unikać: prowadzenia audytów w przekonaniu, że jest to główny element samodyscypliny. Dodatkowo audyty nie są narzędziem do wskazywania niezgodności, a do przedstawienia obszarów do doskonalenia dlatego powinny służyć jako wsparcie a nie narzędzie do egzekwowania.

O czym pamiętać: o zaangażowaniu pracowników i stworzeniu systemu, w którym pracownicy będą sami kontrolowali status wdrożenia i utrzymania 5S. powinien stać się integralną częścią systemu. Warto również wprowadzić Gemba Walks oraz monitorować wskaźniki, dzięki którym będziemy w stanie stale monitorować status wdrożenia i utrzymania.

Dziś jest 6S a nie 5S

W wielu przypadkach, organizacje decydując się na wdrożenie 5S, swoją decyzję motywują zapewnieniem bezpieczeństwa. Jest to jak najbardziej słuszne podejście. Porządkując procesy, jak najbardziej przyczyniamy się nie tylko do poprawy efektywności ale również zwiększenia ergonomii. W efekcie prowadzi to do podniesienia bezpieczeństwa na stanowiskach pracy, w szczególności jeśli mówimy o procesach wytwórczych, gdzie istnieje ryzyko spowodowania uszczerbku na zdrowiu pracowników.

Największym problemem jest jednak przeświadczenie, że bezpieczeństwo (ang. safety) stało się integralną częścią 5S, a właściwie ewoluowało już do 6S. Pęd ku zwiększeniu bezpieczeństwa pracy, prowadzi często do tego, że wszystkie pozostałe 5 kroków wprowadzane jest na raz. Część etapów jest pomijana lub nie jest przeprowadzona w sposób zgodny z założeniami techniki 5S.

Czego unikać: kierowania się przekonaniem, że głównym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa jako kolejnego kroku w technice w postaci 6S. Ponadto należy też mieć świadomość, że proces wdrażania systemu 5S nie powinien być zainicjowany w miejscach gdzie nie jest to bezpieczne.

O czym pamiętać: bezpieczeństwo nie jest częścią nowego systemu. Jest to skutek, pożądanym obok takich elementów jak efektywność, skuteczność, jakość i wydajność procesów. Pracodawca powinien również zadbać o to, by przed przystąpieniem do prac na wdrożeniem 5S wszystkie osoby biorące udział w projekcie były odpowiednio zaopiekowane. Należy więc zapewnić, że nie grozi im żadne niebezpieczeństwo z tytułu wykonywanych czynności i prac na danym obszarze, na którym realizowane jest wdrożenie systemu.

A gdzie standardy?

Wdrażając rozwiązania Lean, a w szczególności 5S, standaryzacja bywa pomijana. Dzieje się tak, głównie ze wzglądu na fakt, iż po wdrożeniu pierwszych trzech kroków, efekty są widoczne na tyle, że krok czwarty jest pomijany. Jest to efektem przekonania, że jeśli pracownicy uczestniczyli przy wdrażaniu systemu 5S, to wiedzą jak powinni postępować, aby ten system mógł funkcjonować. Mamy bowiem odseparowane narzędzia, wyznaczone miejsca na ich składowanie w postaci tablicy cieni czy też szafek, wszystko jest na swoich miejscach, więc pojawia się przeświadczenie, że wszystko już działa.

Problem pojawia się jednak, kiedy zaczynamy egzekwować od pracowników, tego co wypracowaliśmy, a finalnie okazuje się, że nie ma standardów lub są one niedopasowane do rzeczywistości.

Czego unikać: przede wszystkim sytuacji, w których kluczowym jest pilnowanie porządku na pulpicie komputera lub projektowanie nieprzemyślanych rozwiązań. Takie podejście prowadzi do oporu pracowników przed wdrożeniem i utrzymaniem systemu. Warto również pamiętać o tym by standardy były odpowiednio opracowane, zakomunikowane i zrozumiałe dla pracowników. Dzięki czemu, pracownicy nie będą poszukiwali ścieżki obejścia wypracowanych standardów.

O czym pamiętać: opracowanie i wdrożenie 5S jak również przygotowanie standardów powinno odbywać się przy zachowaniu zdrowego rozsądku oraz dopasowane do obszaru, w którym technika jest wdrażana. Ważne jest również by pracownik uczestniczył w procesie kształtowania systemu 5S na swoim miejscu pracy, został odpowiednio przeszkolony i miał świadomość problemów jakie niesie za sobą postępowania inne niż zgodne z wypracowanym schematem działań.

Plan wdrożenia 5S

Wskazane powyżej błędy są przykładem najczęściej pojawiających się przyczyn prowadzących do porażki przy wdrażaniu systemu 5S. Jak można zauważyć brak skutecznego planowania oraz zaangażowania do pracy zespołowej może zniweczyć skutecznie wysiłki. Dlatego też wdrażając choćby 5S warto sięgnąć po narzędzie jak chociażby cykl PDCA.

Warto zadbać nie tylko o same procesy ale również o pracowników biorących udział nad pracami wdrożeniowymi. Dlatego zaplanowanie nie tylko poszczególnych elementów systemu 5S, ale również szkoleń i rozwoju pracowników będzie odgrywało kluczową rolę podczas budowania świadomości eliminacji strat i właścicielskiego podejścia do procesów. Ważne staje się więc wykształcenie przekonania, że pracownik nie jest nic nieznaczący trybikiem w maszynie ale stanowi kluczowy element prowadzący do odniesienia przez organizację sukcesu. W pierwszej kolejności sukcesu przy wdrażaniu systemu 5S, a ostatecznie sukcesu w procesie doskonalenia całej organizacji.

Autor: Michał Pawlaczek