Gemba

Czym jest Gemba?

Słowo Gemba lub też genba (jap.) staje się coraz bardziej powszechne w słownikach firm produkcyjnych to jednak w środowiskach firm usługowych czy nawet firm produkcyjnych nie związanych z przemysłem samochodowym nadal brzmi obco, a czasami potrafi wywołać delikatny uśmiech na twarzy.

Czym zatem jest Gemba? Czy sposób postępowania oraz system zachowań można zaszczepić wszędzie tam gdzie zachodzą procesy? Przyglądnijmy się więc bliżej tej tematyce. 

W pierwszej kolejności wyjaśnijmy czym gemba właściwie jest. Gemba czy też genba w tłumaczeniu z języka japońskiego oznacza rzeczywiste miejsce. Będziemy więc w tym przypadku mówili o miejscu gdzie zachodzą wszelkie procesy przyczyniające się do wytworzenia wartości dodanej dla Klienta. Dotyczy to zarówno Klienta wewnętrznego jak również klienta zewnętrznego. A więc w przypadku procesów produkcyjnych, będą to:

• stanowiska,
• linie produkcyjne,
• wydziały
• magazyny w przypadku procesów logistycznych czy w firmie produkcyjnej, który świadczy usługi na rzecz procesów wytwórczych.  

W przypadku usług, będą to:

• centra usługowe,
• biura obsługi Klienta, centra obsługi Klienta
• sklepy
• salony…i wiele innych

Jak się zatem okazuje gemba jest swoistym krwioobiegiem organizacji – jest wszędzie tam gdzie zachodzą jakiekolwiek procesy. Więc jeśli tylko będziemy chcieli poprawić bądź udoskonalić nasze ich funkcjonowanie, rozwiązać pojawiające się w nich problemy czy też wyregulować ich przebieg należy wstać zza biurka i przejść się w miejsce, którego dotyczyć będą nasze działania i skupić swoją uwagę na zachodzących w nich wydarzeniach.

O co należy zadbać?

W chwili gdy dotrzemy na miejsce – do naszej gemby, należy skupić swoją uwagę nie tylko na miejscu, w którym się znajdujemy ale również na jego najbliższym a czasami nawet tym dalszym otoczeniu. Warto zatem zadbać o to by następujące elementy były spełnione za każdym razem, kiedy pojawiamy się w miejscu naszej genby.

Obserwuj – będąc w procesie, który chcemy poprawić lub udoskonalić, musimy stać się dokładnym obserwatorem. Mieć przysłowiowo oczy dookoła głowy, tak by skutecznie móc znaleźć i zidentyfikować wszystkie elementy uczestniczące w procesie oraz zależności pomiędzy czynnikami wpływającymi na proces.

Rozmawiaj – będąc na obszarze, staramy się rozmawiać jak najwięcej z pracownikami uczestniczącymi bezpośrednio w procesie. Jest to swego rodzaju skarbnica wiedzy, która chcąc nie chcąc jest w stanie dostarczyć wiele odpowiedzi na nurtujące nas pytania. Jeśli nie wiemy jesteśmy w stanie znaleźć punktu zaczepienia a nasze pytania pozostają bez odpowiedzi, wówczas warto sięgnąć po rozwiązania takie jak 5Why czy 5W2H. Tych kilka pytań czasami potrafi zdziałać cuda i może okazać się przełomowe w procesie analizy.

Gromadź dane – zebrane informacje z procesu w postaci skwantyfikowanych danych (jak np. ilość błędów / problemów, ich rodzaj, czy dane wynikające z przebiegu procesu jak choćby dane statystyczne oraz dane z pomiarów) pozwalają uzupełniać informacje pozyskiwane podczas rozmowy z pracownikami. Aby ułatwić proces gromadzenia danych możemy wykorzystać odpowiednio przygotowany w tym celu arkusz kontrolny, który pomoże pozwoli na porównanie z danymi historycznymi. Dzięki temu będziesz w łatwy sposób będziemy mogli odpowiednio zaobserwować zmiany jakie zachodzą w procesach.

Analizuj dane historyczne – działanie to pozwala na zaobserwowanie czy dane zjawisko wystąpiło już wcześniej. Może nawet da odpowiedź na to co było zrobione, byś nie powielać tych samych czynności ponownie podczas wdrażania działań / rozwiązań korygujących i zapobiegawczych. Porównanie obrazu procesu przed wystąpieniem problemu pozwoli również uzyskać odpowiedzi jak prowadzony był dany proces, jakie czynniki miały na ten proces wpływ (pośrednio bądź bezpośrednio), a następnie czy wprowadzone rozwiązania były dobrane we właściwy sposób. Dlatego tak ważnym jest by gromadzić i przetwarzać oraz analizować dane we wszystkich kluczowych procesach mających bezpośredni wpływ na wynik.

Testuj, sprawdzaj, działaj – rozmowy z pracownikami czy obserwacje nie przyniosły pożądanych rezultatów. Jeśli nadal nie jesteśmy w stanie stwierdzić gdzie i jak powstają różnice w procesie pomiędzy stanem faktycznym a stanem pożądanym. Nic nie stoi na przeszkodzie aby w sposób empiryczny spróbować odtworzyć zmiany jakie nastąpiły w procesach. Prowadzenie eksperymentów, porównanie części zgodnych od części wadliwych czy też symulowanie określonego zachowania procesu w jego biegu pozwala często znaleźć odpowiedzi na nurtujące pytania co do zachowania się samego procesu czy da wskazówki na podjęcie dalszych działań. Przy tej okazji warto pamiętać by wszystkie prowadzone działania odpowiednio zaprogramować czyli zaplanować co chcemy zrobić (P), wykonać zaplanowany eksperyment (D), sprawdzić i porównać rezultaty (C) i a w ostateczności działać (A) jeśli udało się znaleźć odpowiedź.

Wskazane powyżej, które wspierają działania prowadzone techniki są swoistym uzupełnieniem pracy w gemba i jakże by nie inaczej zostały również nazwane. W chwili gdy pracujemy z faktami czy danymi mamy do czynienia z Genjitsu (jap. Rzeczywiste dane) oraz Gembutsu (jap. Rzeczywiste przedmioty). Z tym, że należy wspomnieć, że te rzeczywiste przedmioty niekoniecznie mogą odnosić się jedynie do wyrobów ale mogą być rozumiane również jako maszyny czy choćby narzędzia jakimi posługujemy się w celu realizacji naszych procesów.

Gemba Walks

Jeśli wiemy i rozumiemy już czym jest gemba, warto spojrzeć jak proces realizacji działań w miejscu gdzie wszystko się dzieje, przebiega w rzeczywistości. Czas więc na spacer do miejsca gdzie procesy funkcjonują – czas na GEMBA WALK.
Jak już zostało wspomniane na samym początku, aby móc zrealizować usprawnić proces czy wyeliminować z niego problemy, musimy oderwać się od biurka i pójść do GEMBA, a więc miejsce gdzie toczy się życie w naszych procesach. Zanim jednak wykonamy pierwszy ruch warto zdefiniować czym tak naprawdę w GEMBA chcemy się zajmować. Zaoszczędzi nam to wiele czasu oraz ograniczy wykonanie zbędnych czynności, które nie doprowadzą nas ostatecznie do pożądanego efektu.
W chwili gdy jesteśmy już w gemba czas zacząć prowadzić obserwację oraz zbierać informacje i porównywać zgromadzone dane, liczby oraz fakty w celu wykreowania jak najlepszego obrazu stanu faktycznego kwestii poddawanych 

Jeśli już dotarłeś do miejsca, gdzie występują problemy, czas byś wziął do ręki przedmioty, dotknął maszyn bądź urządzeń, porozmawiał z pracownikami o tym gdzie leży problem lub co należy zmienić aby Twoje procesy przynosiły jak najlepsze korzyści.

Pracując na rzeczywistych przedmiotach, w bardzo szybki sposób można zidentyfikować i znaleźć słabe oraz mocne punkty, dostrzec wszelkie różnice w stanie rzeczywistym i zestawić je ze stanem oczekiwanym. Baczna obserwacja badanych przedmiotów jest w stanie dostarczyć więcej informacji niż wpatrywanie się długimi chwilami w zdjęcia lub rysunki. Te oczywiście będą stanowiły dodatkową pomoc tak samo jak fakty zgromadzone od pracowników oraz dane w postaci liczb.

Ważne jest by zapoznać się i pracować z najbardziej aktualnymi informacjami spływającymi z procesów.

W chwili gdy wszystkie zgromadzone informacje zostaną przeanalizowane, w następnym kroku planujemy działania, które mają na celu wprowadzenie działań usprawniających korygujących czy zapobiegawczych. Pomocne będzie wykorzystanie cyklu doskonalenia Deminga (PDCA) aby w sposób ustrukturyzowany wprowadzić zmiany w istniejących procesach, które finalnie warto porównać ze stanem pierwotnym. W tym celu dobrym rozwiązaniem jest odbycie kolejnego Gemba Walk, choć tym razem z pominięciem planowania działań jeśli nie są one wymagane w celu wprowadzenia dodatkowych korekt.

Korzyści ze stosowania zasad pracy w Gemba

Choć Gemba Walk to dość prosty sposób na uzyskanie odpowiedzi na nurtujące nas pytania, dość często nie jest prowadzona w sposób właściwy. Zdarza się bowiem, że wszystko kończy się na samym spacerze, ewentualnie na obserwacjach a następnie zaadresowaniu działań i czynności bez faktycznego zrozumienia problemu.

Dlatego też zastosowanie się do zasad wskazanych w powyższym wpisie pomoże;

• zidentyfikować odchylenia w procesach
• zrozumieć istotę odchyleń / zmian
• zgromadzić dane i informacje
• znaleźć przyczyny
• opracować odpowiednie rozwiązania
• udoskonalić procesy
• uzyskać pożądane korzyści

Kiedy stosować Gemba Walk

Wejście do genba jak można zauważyć niesie ze sobą wiele korzyści dla prowadzonej działalności. Przy okazji jakich działalności biznesowych stosowanie gemba czy też szerzej gemba walk będzie korzystne.

Proponuje się aby do tych prostych zasad uczestnictwa w gemba stosować się w poniższych przypadkach:

• projekty doskonalące procesy
• optymalizacja procesów
• problemy jakościowe
• reklamacje klientów wewnętrznych i zewnętrznych
• tematy związane nadzorem nad parkiem maszynowy
• prowadzenie audytów
• przegląd bezpieczeństwa
• i wiele innych okazji w których tylko nasza obecność w procesach jest nie tyle wymagana co wskazana.

Gemba Walk i stosowane zasady bardzo dobrze sprawdzają się również podczas prowadzenia audytów w formie Kamishibai.

Pamiętajmy, że sukces firmy zależy od naszej ciągłej pracy nad poprawą procesów i jakości. A Gemba to doskonałe narzędzie do tego celu.

 

Autor: Michał Pawlaczek