Cykl PDCA

Cykl PDCA, znany również pod nazwą cykl Deminga lub koło Deminga, to jedno z tych uniwersalnych narzędzi, które możliwe jest do zastosowania w obszarach zarządzania jakością, Lean Management czy zarządzaniu projektami. Ponadto cykl ten często wspominany jest przez osoby z innych dziedzin czy zawodów przy okazji podejmowania różnych inicjatyw rozwojowych czy doskonalących. Wydaje się więc, że narzędzie to wpisało się na stałe do słownictwa inżynierów, menadżerów czy też szeregowych pracowników.

W czym więc tkwi  tajemnica uniwersalności tego narzędzia? Czy jest sens odkrywania koła na nowo? Otóż nie! W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć to narzędzie w sposób, dzięki któremu korzystanie z cyklu Deminga stanie się przyjemnością, czy to przy okazji rozwiązywania problemów, wdrażania nowych rozwiązań, prowadzenia projektów czy wreszcie uczestnicząc w ciągłym doskonaleniu procesów.

Czym jest cykl PDCA?

Oczywiście nie można przejść do dalszej części bez krótkiego wspomnienia o tym czym jest cykl Deminga. Jak sama nazwa już wskazuje, jest to narzędzie stworzone przez W. E. Deminga, który uznawany jest w wielu kręgach za prekursora i mentora w dziedzinie zarządzania jakością oraz ciągłego doskonalenia. I rzeczywiście coś w tym jest, ponieważ sam Deming uznawany jest za jedną z najważniejszych, nie pochodzących z Japonii osób, która zajmuje szczególne miejsce w historii kraju kwitnącej wiśni. Zapracował sobie na to miano dzięki swojemu wkładowi w odbudowę gospodarki Japonii po II wojnie światowej poprzez wdrożenie szeregu zmian w przemyśle przy wykorzystaniu statystycznej kontroli procesów.

PLAN

Pierwszym elementem jest zaplanowanie działania. Należy jednak pamiętać, że sam plan musi być usystematyzowany i sprecyzowany. To o czym musimy pamiętać na etapie planowania to nie tylko kwestia samego rezultatu, a więc celu do którego dążymy, ale również pełne rozpoznanie w następujących kwestiach;

• identyfikacja i analiza problemu lub zagadnienia. Z pomocą może na tym etapie przyjść chociażby narzędzie w postaci 5W2H, o którym wspominałem przy okazji innego wpisu,
• rozpoznanie procesu, na którym prowadzone będą działania, nie tylko pod kątem doszukiwania się jego mocnych i słabych stron ale również szans i zagrożeń jakie mogą wynikać z podjętych działań. Warto więc będzie przy tej okazji sięgnąć chociażby po analizę SWOT czy też przeprowadzić pełną analizę ryzyka,
• przedyskutuj hipotezę / hipotezy, które mają wpływ na problem lub zagadnienie,
• wybierz jedną, którą uważasz, że powinieneś zająć się w pierwszej kolejności,
• określ oczekiwane rezultaty zaraz po tym jak zdefiniujesz sposób postępowania.

DO

To nic innego jak “wykonaj / zrób”. Nie chodzi tu jednak o to by wdrożyć wszystkie zaplanowane rozwiązania z pierwszego etapu w życie i zamknąć projekt w dwóch krokach. Choć niestety i tak często się dzieje. Możliwe, że wynika to z pośpiechu, może też z błędnego tłumaczenia, a może z niezrozumienia sposobu postępowania w cyklu PDCA. Niezależnie jednak od przyczyn, ten krok jest dopiero etapem testowania wskazanych podczas planowania hipotez.

Co więc będziemy potrzebować? Wszystkich niezbędnych zasobów do tego by sprawdzić w kontrolowanych warunkach czy postawione przez nas hipotezy sprawdzają się i czy doprowadzą nas do upragnionego celu.

Reasumując: Nie idziemy na skróty!

CHECK

Nadszedł czas na analizę! W tym momencie, gdy wszystkie testy z uprzedniego kroku zostały zakończone, nadszedł czas na przeanalizowanie zebranych podczas testowania danych. Porównanie wyników oraz ocenę zaplanowanego rozwiązania (hipotezy). W razie potrzeb, gdy wynik okaże się niezadowalający, należy wrócić do etapu planowania i zastanowić się;

• czy postawione hipotezy były słuszne,
• czy dostępne były wszystkie dane wejściowe i czy były one rzetelne,
• czy istnieją alternatywne hipotezy.

Jeśli nie jesteśmy w stanie przeprowadzić wszystkich testów jednocześnie, jest to moment by również cofnąć się krok wstecz do etapu DO i sprawdzić kolejne postawione hipotezy.

Ostatnim ważnym aspektem na tym etapie będzie również przegląd i analiza ryzyka, które mogą mieć wpływ na wykonalność projektu. Rezultat negatywny, powinien cofnąć nas do pierwszego etapu i ponowny przegląd stanu obecnego wraz planowaniem.

ACT

Działaj! Można powiedzieć, że jest to zwieńczenie naszego wysiłku. Jeśli okazuje się, że wszystkie postawione hipotezy i zaplanowane rozwiązania zakończyły się powodzeniem, to czas wdrożyć je w życie jako rozwiązania docelowe.

Nie zamyka to nam jednak drogi do dalszego doskonalenia naszych procesów, zgodnie z wizją dążenia do ideału. Ponadto należy przekuć wdrożone rozwiązania na standardy, a następnie podtrzymać gromadzenie i analizę danych. Może się bowiem okazać, że nasze wdrożone rozwiązania były jedynie skuteczne w krótkim przedziale czasu, natomiast na dłuższą metę nie sprawdzają się tak jak sobie tego życzymy. Warto więc sięgnąć w takim przypadku ponownie po cykl PDCA i przeprowadzić całą procedurę ponownie.

Kiedy sięgać po cykl Deminga?

Cykl Deminga jest niezmiernie uniwersalnym narzędziem, które można zastosować praktycznie w każdym momencie, kiedy pracujemy nad poprawą czy też rozwojem procesu. W związku na swoje walory oraz prostotę pozwala na wykorzystanie w rozmaitych sytuacjach. Poniżej przedstawiamy jedynie kilka z nich, gdzie cykl Deminga będzie najczęściej wykorzystywany;

• wdrażanie działań korygujących i zapobiegawczych podczas analizy problemów
• wsparcie działań naprawczych po reklamacjach
• wzmacnia wdrożenie rozwiązań usprawniających procesy
• wspomaga standaryzację pracy (o czym pisaliśmy w osobnym artykule)
• pomaga w planowaniu działań w ramach zarządzania projektami

Niewątpliwie największą zaletą sięgania po cykl PDCA jest łatwość jego zastosowania w każdej możliwej sytuacji. Cztery proste następujące po sobie kroki ułatwiają przejście przez proces wykonania czynności w usystematyzowany sposób. Ponadto dzięki swojej elastyczności, cykl ten nie zamyka możliwości zarówno do dalszego rozwoju wdrażanych rozwiązań ale również nie ogranicza nas w przypadku kiedy z jakiegoś względu musimy cofnąć się krok wstecz, nawet do etapu planowania.

Jednakże to co jest istotne, nawet w przypadku niepowodzenia, cykl nie kończy się po jednym pełnym obrocie. Jego niewątpliwą zaletą jest to, że możemy kontynuować usprawnianie czy też rozwijanie zaproponowanych rozwiązań praktycznie bez końca wprowadzając procesy na coraz to wyższy poziom. Dzięki takiemu podejściu rozwój procesów nie musi zatrzymać się w miejscu. Dodatkowo wykonanie i wdrożenie zaplanowanych działań, da możliwość aby spojrzeć wstecz i wyciągnąć nauki dla dalszych kroków. Takie podejście jest szczególnie ważne, gdy nie chcemy marnować czasu na powielanie wykonanych już wcześniej czynności.

PDCA vs. techniki i rozwiązywania problemów

Jednym ze wspomnianych obszarów wykorzystania koła Deminga jest rozwiązywanie problemów. Bardzo często można zaobserwować, iż cykl PDCA pojawia się podczas planowania działań korygujących i zapobiegawczych. Na tym etapie analizy, zarówno w procesie analizy reklamacji wewnętrznych jak i reklamacji zewnętrznych, osoby korzystają z cyklu Deminga jako narzędzia do planowania i monitorowania statusu wdrożenia zaplanowanych działań.

Nie ma nic złego w takim podejściu. W końcu PDCA w tym zostało stworzone. Aczkolwiek niewiele osób, zdaje sobie sprawę z faktu, iż prowadzenie analizy problemu w całości również oparte jest o założenia PDCA. Najlepiej obrazuje to poniższa grafika, w której wraz z etapami cyklu Deminga zestawione zostały najbardziej popularne metody rozwiązywania problemów jak arkusz A3, 8D czy DMAIC.

Powyższa tabela ilustruje w jaki sposób poszczególne elementy cyklu Deminga korespondują odpowiednio z etapami wspomnianych analiz problemu. Na załączonym porównaniu widać bardzo dobrze, że w jakikolwiek sposób nie podjęli byśmy działań, zawsze będziemy działać w oparciu o ten sam schemat Plan, Do, Check i Act.

Jak Cykl Deminga wpisuje się w ciągłe doskonalenie?

Na co należy zwrócić uwagę!

Niezależnie od tego w jakich sytuacjach cykl Deminga będzie stosowany, musimy pamiętać, że jest to ściśle ustalona forma postępowania. Ponadto poszczególne etapy nie zostały zestawione w przypadkowej kolejności. Trzymanie się wyznaczonego standardu pozwoli na to, że jakiekolwiek czynności, działania zaplanowane i realizowane przy wsparciu czy zgodnie z zasadą PDCA doprowadzi nas do ustalonego celu. Dlatego też należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach;

• wykonywanie czynności w ustalonej sekwencji Plan -> Do -> Check -> Act
• nie przeskakiwanie pomiędzy kolejnymi etapami
• potwierdzenie, że mamy wystarczającą wiedzę oraz zasoby zanim zaczniemy planowanie działań
• zebranie wszystkich danych zanim rozpoczniemy prace doskonalące. Pomocne będzie skorzystanie z zasad Gemba, Genjistu oraz Gembustu
• działania wdrożone nie są docelowymi jeśli nie zostaną potwierdzone efekty
• kontrola wdrożenia działań musi opierać się o te same dane, liczby oraz fakty, które zgromadzone zostały przed przystąpieniem do realizacji prac
• sprawdzenie i potwierdzenie rezultatów powinno zawsze opierać się o porównanie stanu z przed wdrożenia i po wdrożeniu działań
• jedynie potwierdzone działania mogą zostać uznane za permanentne rozwiązania
• jeden cykl PDCA = jedno zaplanowane działanie
• ustandaryzowanie wdrożonego działania / rozwiązania pozwala na poszukiwanie kolejnych poziomów doskonalenie

Jak można zauważyć, zasad pozwalających na skuteczne efekty ze stosowania cyklu PDCA jest wiele, jednak to co jest istotne do zapamiętania. Proces kołem się toczy, co oznacza, że doskonaleniu nie ma końca. Warto jest więc pamiętać, że jeden pełny obrót, zgodnie z kołem Deminga nie zawsze musi kończyć naszych wysiłków w kierunku dalszego doskonalenia procesów.

Podsumowanie

Jak można zauważyć, cykl PDCA nie jest narzędziem, które wymaga szczególnej wiedzy. A wręcz przeciwnie jest ono banalne w swojej prostocie a zarazem skuteczne, jeśli tylko zostanie wykorzystane w sposób właściwie. Koło Deminga stawia na odpowiednie przeprowadzenie etapów doskonalenia procesów w prosty lecz usystematyzowany sposób nie ograniczając przy tym obszarów, w których może być stosowane.

Ważne by nie dać się przekonać, że dwa pełne kroki prowadzą do rozwiązania problemu czy wdrożenia projektu, bowiem wdrażając wszystkie rozwiązania jedynie na etapie DO, przyjmując je jako pewnik, bez uprzedniego testowania nie doprowadzą procesów do osiągnięcia pożądanych rezultatów.