Raport jednostronicowy A3

Czym jest raport A3?

Funkcjonujące wewnątrz organizacji procesy to nie tylko wartość w postaci dobra i usługi, dostarczanej Klientowi w oparciu o wykorzystanie posiadanych zasobów. To również zestaw czynności i narzędzi przebiegających w tle, które pozwalają zrealizować potrzeby rynku. Często funkcjonowanie procesów obarczone jest problemami, z którymi organizacja musi się uporać aby zachować płynność w ich funkcjonowaniu.

Jak sobie zatem radzić, gdy problemy zaczynają się pojawiać? Jak ustrzec się przed ponownym pojawianiem się problemów? 

Na przestrzeni czasu, metod pozwalających radzić sobie z przeciwnościami jest wiele, które w zestawieniu z ogromem dostępnych narzędzi tworzą kompleksowe rozwiązania do minimalizowaniu ryzyka pojawiania się problemów, jak również ponownemu ich występowaniu.

Najbardziej popularną i najchętniej wykorzystywaną jest Raport 8D, na podstawie której Nissan zbudował swoje autorskie rozwiązanie do tematyki rozwiązania problemów - QRQC (Quick Response Quality Controll). W bardziej złożonych projektach, gdzie problemy wymagają bardziej kompleksowej analizy, firmy sięgają po dobrodziejstwa dostarczone przez metodologię SixSigma i podejście DMAIC. 

A co gdyby popatrzeć na rozwiązywanie problemów z innej perspektywy?

Taką też ścieżkę obrała Toyota, która w odpowiedzi na zapotrzebowanie pracowników, skupiła swoje siły na znalezieniu narzędzia, które nie tylko pozwoli na skuteczne rozwiązywanie problemów ale również w parze z Hoshin Kanri dostarczy rozwiązanie wspierające procesy zarządzania.

Efektem było powstanie raportu jednostronicowego A3. Narzędzia na tyle uniwersalnego by mogło być ono stosowane na wszystkich poziomach funkcjonowania organizacji, ale również  w do innych potrzeb niekoniecznie będących efektem pojawiających się problemów.

Przyjrzyjmy się więc w na czym polega siła i uniwersalność raportu jednostronicowego A3.

Elementy raportu jednostronicowego

W pierwszej kolejności to co zwraca naszą uwagę, to nazwa samego raportu, która nie inaczej pochodzi z rozmiaru kartki A3, na której sam raport jest spisany. Dlaczego akurat taki format? Jak się okazuje jest to najbardziej uniwersalny format papieru, który z jednej strony pozwala na wprowadzenie najważniejszych zapisów w sposób przejrzysty i czytelny, ale z drugiej strony ogranicza możliwość dodawania nadmiernej ilości materiału.

Ok. Mamy raport w ręku i co dalej? Zanim zaczniemy pracę z problemem czy też innym zagadnieniem, podstawą jest zdefiniowanie zespołu interdyscyplinarnego, który w miejscu pojawienia się problemu (Gemba) bazując na zgromadzonych informacjach (Genjitsu) będzie w stanie w jak najbardziej rzetelny sposób przeprowadzić analizę.

A jak wygląda praca z samym raportem, przedstawia poniższa grafika. 

Jak widać metodyka podejścia do rozwiązywania problemów jest bardzo zbliżona do tego, co prezentuje chociażby raport 8D, a więc ustrukturyzowane podejście do rozwiązania problemu. 

Największą jednak przewagą ze stosowania raportu jednostronicowego nad innymi tego typu metodami, będzie przede wszystkim jego uniwersalność ale także prostota i czytelność. Na jednej karcie zbieramy bowiem wszystkie przydatne nam informacje nie tylko po to, by określić istotę problemu ale również określić metodyczny sposób postępowania. Ponadto nadal mamy możliwość ze stosowania narzędzi wspierających analizę problemu takich jak 5W2H, diagram Ishikawy czy też 5Why a to wszystko przy zachowaniu zasady ciągłego doskonalenia w oparciu o cykl Deminga (PDCA).

Korzyści ze stosowania

Oczywiście wybór odpowiedniej metody będzie zależny od środowiska pracy, posiadanej wiedzy, istoty problemu czy też umiejętności osób zaangażowanych w pracę nad danym zagadnieniem, jednakże szereg korzyści wynikających ze stosowania raportu jednostronicowego A3 powinna zwrócić uwagę zarówno na konieczność wdrożenia i rozpowszechnienia wewnątrz organizacji. 
A korzyści ze stosowania raportu A3 są następujące:

• Uniwersalność – nadaje się zarówno do rozwiązywania problemów jak i prowadzenia projektów doskonalących
• Łatwość we wdrożeniu oraz stosowaniu – nie wymaga specjalistycznej wiedzy
• Stosowany na wszystkich poziomach organizacji – jego prostota może nie będzie prowadziła do oporu przed stosowaniem zarówno na najniższych szczeblach organizacji jak i na poziomie zarządczym
• Wykorzystywany w różnych celach, a nie jedynie do rozwiązywania problemów – również do prowadzenia i zarządzania projektami doskonalącymi, czy podczas rozwoju potencjałów do poprawy w ramach działań po audytowych
• Pozwala uprościć system podejmowania decyzji – jasno zdefiniowane role i zadania oraz czas realizacji poszczególnych zadań
• Ułatwia pracę przy zarządzaniu projektami – w szczególności projektami nastawionymi na doskonalenie procesów
• Wspiera filozofię ciągłego doskonalenia przy wykorzystaniu zasady PDCA
• Angażuje pracowników z różnych obszarów oraz poziomów funkcjonowania organizacji
• Wydatnie wpływa na poprawę komunikacji wewnątrz organizacji
• Wspiera metodologię Hoshin Kanri.

#TAGI
Raport jednostronicowy, raport A3, rozwiązywanie problemów, Problem Solving, eliminacja przyczyn źródłowych, PDCA, diagram Ishikawy, diagram rybiej ości, 5Why, 5W2H, zarządzanie projektami, cykl Deminga