System sugestii pracowniczych, Czynny wkład pracowników w doskonalenie procesów

Słowem wstępu

Zanim zgłębimy się w temat związany z systemem sugestii pracowniczych, zasadami funkcjonowania oraz kluczowymi elementami, cofnijmy się na moment do fundamentów związanych z filozofią Lean Management. Lean, jest filozofią, która z założenia ukierunkowana jest na maksymalizację wartości dodanej poprzez minimalizację marnotrawstwa (muda). W podejściu tym, kluczowe jest więc stopniowe lecz ciągłe doskonalenie procesów, przy jednoczesnym zaangażowaniu wszystkich pracowników.  Istotny wkład w identyfikację i rozwiązywanie problemów staje się zatem kluczem do osiągnięcia założonych celów strategicznych organizacji. Korzeni takiego podejścia należy poszukiwać  w systemie produkcyjnym Toyoty (TPS), w którym to właśnie tworzenie wartości dla klienta, eliminacja strat  oraz podejście do ciągłego doskonalenia (Kaizen), stanowiło podstawy. Nie bez znaczenie jest również podkreślenie roli zaangażowania pracowników w ten proces.

System Sugestii Pracowniczych

W kontekście Lean Management, System Sugestii Pracowniczych, potocznie nazywany również systemem Kaizen, jest narzędziem, które ma na celu dać możliwość, a jednocześnie aktywizować pracowników do czynnego uczestnictwa w całym procesie ciągłego doskonalenia.

Odpowiednio zbudowany system pozwala zmotywować pracowników do uczestnictwa w programie ciągłego doskonalenia oraz pozwala na utrzymanie długotrwałych efektów wynikających ze zmian wprowadzanych w procesie. Wynika to bowiem z założeń systemu, gdzie blisko 85% wszystkich usprawnień w procesach powinno pochodzić od pracowników liniowych. Jest to oczywiście efektem tego, że pracownicy będący najbliżej procesów lub bezpośrednio w nich uczestniczący w tych procesach znają najlepiej ich realia (słabe i mocne strony). Dlatego też budowanie i wdrażanie systemu sugestii powinno być zorganizowane w sposób, który nie będzie zmuszał lecz zachęcał pracowników do tego aby czynnie w nim uczestniczyli.

Należy również pamiętać, że system ten nie powinien ograniczać się jedynie do grupy pracowników związanych jedynie z procesami tworzącymi bezpośrednią wartość dodaną. Zgodnie z założeniami filozofii Lean Management, za sukcesem doskonalenia procesów stoją wszyscy pracownicy organizacji, łącznie z zarządem określonej firmy. Zaangażowanie najwyższego kierownictwa w proces ciągłego doskonalenia oraz czynne uczestnictwo w programie sugestii pracowniczych pozwoli zarówno na wkład wszystkich osób w osiągnięcie celów strategicznych jak również da czytelny sygnał, że wszyscy członkowie organizacji mają aktywny wpływ na usprawnienia.

Struktura systemu sugestii

W ogólnie dostępnych źródłach, można znaleźć wiele koncepcji tego jak powinien zostać zbudowany dobrze funkcjonujący system sugestii. My skupiliśmy się na przedstawieniu prostego schematu, który zakłada zbudowanie systemy sugestii pracowniczych w oparciu o 7 kluczowych elementów.

• Sposób zgłaszania wniosków
  • Tradycyjny w formie ticketów
  • Formularze w formie cyfrowej
• Określenie czasu wymaganego do wdrożenia rozwiązania / pomysłu (np. do 2 tygodni)
• Mechanizm oceny
  • Kryteria oceny takie jak stopień wykonalność, koszty wdrożenia oraz osiągnięte efekty (finansowe, bezpieczeństwo, ergonomia)
  • Hierarchiczna weryfikacja z udziałem bezpośrednich przełożonych
• Wdrożenie
  • Określenie właścicieli projektu dla wdrożenie każdej zaakceptowanej sugestii
  • Określenie zasobów niezbędnych do implementacji
• Monitorowanie
  • Wskaźniki takie jak np. KPI, ROI
  • Raporty dla zarządu
• System motywacji i gratyfikacji
  • Systemy punktowe (rozliczenie miesięczne, kwartalne, półroczne lub roczne)
  • Nagrody niematerialne
  • Rozwój zawodowy
  • Integracja z oceną roczną (premia)
• Komunikacja zwrotna
  • Informowanie o statusie przyjęcia zgłoszenia do realizacji
  • Szkolenia i warsztaty

Należy jednak zaznaczyć, że nie istnieje jeden „złoty” przepis na zbudowanie idealnego systemu, a osiągane efekty będą wynikiem zarówno samej konstrukcji systemu, sposobu zaangażowania pracowników oraz systemu motywacji do uczestnictwa w procesie doskonalenia. Warto również pamiętać, że uwarunkowania systemowe oraz kulturowe wewnątrz organizacji, będą miały ogromne znaczenie dla powodzenia funkcjonowania systemu.

Aby wzmocnić sukces w postaci funkcjonowania Systemu Sugestii Pracowniczych oraz zapewnić długofalowe korzyści w funkcjonowania system, coraz więcej organizacji decyduje się również na powołanie koordynatora Kaizen, który stanowi pewnego rodzaju łącznik pomiędzy osobami zgłaszającymi pomysły racjonalizatorskie a osobami odpowiedzialnymi za ich ocenę oraz osobami odpowiedzialnymi za realizację projektów.

Rolą koordynatora jest również promowanie systemu sugestii wewnątrz organizacji zachęcanie pracowników do czynnego udziału. Jest to jednocześnie odpowiedzialność za budowanie kultury ciągłego doskonalenia.

Realizacja proponowanych rozwiązań

W chwili gdy zasady funkcjonowania systemu sugestii pracowniczych zostaną odpowiednio opracowany i dopasowane do realiów funkcjonowania organizacji, należy zapewnić klarowne procedury wdrażania zgłoszonych pomysłów w zycie.

Dlatego też zaleca się aby zgłaszane pomysły doskonalące proces był realizowane w następujących po sobie krokach;

1. Diagnoza potrzeb organizacji – pozwala uniknąć sytuacji, w której zgłaszane wnioski nie przynoszą faktycznej wartości dodanej organizacji oraz nie wygenerowały dodatkowych kosztów przewyższających korzyści z wdrożenia
2. Pilotaż w wybranym dziale – przed wdrożeniem ostatecznego rozwiązania, proponowane usprawnienie / zmiana powinna zostać przetestowana na wybranym obszarze w celu dokonania oceny skuteczności proponowanego pomysłu zanim zostanie wdrożona na większej liczbie procesów lub w całej organizacji
3. Monitorowanie i dostosowanie systemu – ocena skuteczności na programie pilotażowym. Wszelkie ryzyka oraz zagrożenia powinny być na tym etapie wychwycone i skorygowane zanim rozwiązanie zostanie wdrożony na większą skalę.
4. Pełne wdrożenie w organizacji – na podstawie pozytywnej oceny wyników z programu pilotażowego
   1. Opracowanie standardów – zapewnienie systemowego podejścia do wdrożenia nowych rozwiązań,
   2. Szkolenie i warsztaty – zaznajomienie wszystkich zainteresowanych, których wdrażane zmiany będą dotykały.

Jak można zauważyć, proces wdrożenia w życie nowego rozwiązania oparty jest o plan PDCA, który stanowi nieodłączny element w procesie ciągłego doskonalenia. Podejście to pozwala zapewnić, iż wszystkie elementy zostały odpowiednio zaplanowane i przetestowane zanim zmiana zostanie na dobre wdrożona w życie. Podejście to pozwala unikać błędów i zapewnia odpowiednie zrozumienie wśród pracowników jakie efekty będzie niosło ze sobą proponowane usprawnienie.

Bariery, błędy, bolączki

Jak każde z rozwiązań proponowanych przez filozofię Lean Management tak i system sugestii nie jest wolny od problemów, które w ostateczności mogą doprowadzić do porażki podczas wdrażania systemu w życie.

Za najczęstsze przyczyny niepowodzeń podczas wdrażania systemu sugestii pracowniczych przyjmuje się;

1. Brak zaangażowania kierownictwa średniego i wyższego szczebla zarówno w proces oceny zgłaszanych pomysłów jak i w proces wdrażania zmian w życie
2. Nieodpowiednią komunikację lub kompletny brak informacji zwrotnej przekazywanej od osób oceniających do osób zgłaszających wniosek racjonalizatorski
3. Nadmierna biurokracja, skutkująca odkładaniem wniosków do tzw. „zamrażarki”, co skutkuje opóźnieniami we wdrożeniu pomysłów oraz zniechęcenie pracowników do zgłaszania kolejnych wniosków
4. Brak systemu monitorowania, który pozwala na dokonanie i ocenę rezultatów przed i po wdrożeniu zmian. Brak takiego systemu paraliżuje również proces identyfikacji zagrożeń i pojawiających się zakłóceń w obszarach objętych zmianami.
5. Koncentracja na ilości a nie na jakości wynikająca z niewłaściwie skonstruowanego systemu oceny oraz gratyfikacji za zgłoszone wnioski, gdzie pracownicy nagradzani są za samo zgłoszenie pomysłu a nie za jego wdrożenie i efekty końcowe z wdrożenia
6. Promowanie zgłoszonych wniosków z jednego obszaru ponad pomysły zgłaszane przez inne działy lub osoby.
7. Źle zdefiniowane problemy i/lub propozycje rozwiązań, co wynika dwojako z braku zrozumienia sposobu i powodów zgłaszania wniosków racjonalizatorskich lub ze zbyt skomplikowanych procedur proponowania zmian.
8. Przejmowanie pomysłów, które często ma miejsce, kiedy struktura systemu zgłaszania pomysłów jest nieczytelna. Ma to miejsce szczególnie w sytuacjach, kiedy wnioski trafiają do bezpośrednich przełożonych zamiast do odpowiednio powołanej w tym celu komórki.

Dlatego też powołanie wspomnianego wcześniej koordynatora Kaizen pozwala minimalizować ryzyko niepowodzenia podczas wdrażania systemu sugestii pracowniczych. Ponadto obecność takiej osoby w strukturach organizacji pomaga zapewnić odpowiednie szkolenia i rozwój w formułowaniu i zgłaszaniu wniosków doskonalących. Zapewnia również utrzymanie procedur i szkoleń na odpowiednim poziomie co daje pracownikom możliwość zapoznania się z samym systemem jak też zasięgnięcia opinii.

Korzyści płynące z systemu sugestii pracowniczych

Właściwie funkcjonujący system sugestii pracowniczych ma odzwierciedlenie przede wszystkim w fundamentach filozofii Lean Management w postaci minimalizacji strat w procesach (muda) oraz rozwoju kultury ciągłego doskonalenia (Kaizen).

Przekłada się to na wzrost zaangażowania pracowników w proces zgłaszania usprawnień, ponieważ dostrzegalne i namacalne korzyści z wprowadzonych zmian motywują pracowników do dalszego poszukiwania rozwiązań, które pozwolą na zwiększenie bezpieczeństwa pracy, poprawę ergonomii czy zmniejszenie obciążenia pracą wynikające z poprawy jakości procesów i jednoczesnego zwiększenia efektywności.

Skutki te będą zauważalne również dla całej organizacji, gdzie poprawa efektywności procesów wpłynie pozytywnie na redukcję kosztów operacyjnych oraz poprawę czasu realizacji procesów. Jest to o tyle istotne z punktu widzenia osób odpowiedzialnych za zarządzanie firmą, gdyż miarą sukcesu jest zwiększenie zysków poprzez minimalizację kosztów a nie stałe dofinansowania i podnoszenie norm produkcyjnych przy jednoczesnym wzroście kosztów operacyjnych.

Z punktu widzenia pracowników kadry zarządzającej średniego i wyższego szczebla, sukcesy organizacji wynikające ze zgłoszonych i wdrożonych wniosków usprawniających, pozwalają na utrzymanie odpowiedniej atmosfery wewnątrz organizacji, co równocześnie wpływa na podniesienie zaangażowania zarówno pracowników na stanowiskach operacyjnych jak również w obszarach odpowiedzialnych za nadzór i zarządzanie procesami.

Wsparcie nowoczesnych technologii

Jeszcze nie tak dawno, systemy sugestii pracowniczych opierały się w głównej mierze na rozwiązaniach analogowych, w postaci prostych wniosków racjonalizatorskich, które gromadzone były w formie papierowych kart umieszczanych w przygotowanych do tego urnach. Następnie trafiały one do komisji odpowiedzialnej za przegląd i przyjęcie pomysłów do realizacji. Był to proces czasochłonny i często funkcjonujący z opóźnieniem co powodowało, że wiele wniosków przepadało lub było rozpatrywanych i wdrażanych z opóźnieniem.

Obecnie dostępne nowoczesne technologie pozwalają na zrewolucjonizowanie procesu zarządzania sugestiami pracowniczymi poprzez ich automatyzację w postaci platform dostępnych również w na aplikacje mobilne. Ponadto możliwe jest wprowadzenie zaawansowanej analityki w postaci algorytmów uczenia maszynowego, które nie tylko wspierają automatyczne przypisywanie zgłaszanych wniosków do odpowiednich kategorii czy wykrywać zduplikowane pomysły ale również dzięki predykcji pozwalają oszacować potencjalne korzyści jak chociażby wpływ na wyniki OEE, przewidywanie wystąpienia awarii oraz czasów między awariami czy też co najważniejsze z punktu osób zarządzających wyniki finansowe.

Dodatkowo dostępność platform Business Intelligence wspomaga proces śledzenia kluczowych wyników procesów i porównywanie osiąganych dzięki wdrożonym sugestiom rezultatów w zestawieniu z wynikami przed wprowadzeniem usprawnień. Możliwość udostępniania wyników w czasie rzeczywistym pozwala na ocenę rezultatów zarówno przez osoby decyzyjne kierujące organizacją jak i przez pracowników średniego szczebla kierowniczego oraz pracowników operacyjnych.

Związek z filozofią Kaizen

Na koniec w ramach podsumowania, warto wrócić jeszcze na chwilę do kwestii poruszonej na samym początku. Czy system sugestii pracowniczych słusznie nazywany jest często „systemem Kaizen”? Jaki jest związek pomiędzy systemem sugestii a filozofią Kaizen?

Filozofia „Kaizen” w języku japońskim oznacza nic innego jak „zmianę na lepsze”, która zakłada małe zmiany wdrażane każdego dnia. Zmiany te mają doprowadzić do usprawnienia systemu małymi etapami a nie poprzez wdrożenie rozwiązań rewolucyjnych. Dlatego też, w chwili gdy mówimy o systemie sugestii pracowniczych to odwołujemy się wprost do założeń filozofii Kaizen, poprzez praktyczną realizację jej założeń.

Niemniej, należy pamiętać, że filozofia Kaizen obejmuje szereg metod i narzędzi oraz zasad prowadzących do zmian w procesach. Tym samym nie możemy i nie powinniśmy utożsamiać wdrożenia systemu sugestii pracowniczych z wdrożeniem filozofii Kaizen, gdyż SSP stanowi jedynie jeden z jej  elementów.

Tak czy inaczej, zachęcam do wdrażania systemu sugestii pracowniczych, który przy zachowaniu wszystkich wspomnianych w artykule zasad może okazać się niezwykle skutecznym narzędziem wspierającym procesy zarówno w firmach produkcyjnych jak również usługowych.

Autor: Michał Pawlaczek