DMAIC, Metoda kompleksowego zarządzania projektami optymalizacji procesów

Wstęp

Analiza problemów oraz poszukiwanie rozwiązań w celu ich eliminacji wydaje się sprawą oczywistą, szczególnie gdy dotyczy organizacji działającej zgodnie z filozofią ciągłego doskonalenia. Marginalizowanie problemów lub dobór nieodpowiednich narzędzi i metod potrafi jednak skutecznie ten proces powstrzymać. 

Co zrobić aby proces doskonalenia pozostał niezakłócony? Badanie odchyleń w procesach, powinno zostać przeprowadzone w usystematyzowany sposób, który pozwoli przywrócić istniejące procesy na ścieżkę w kierunku osiągnięcia doskonałości operacyjnej.

Dzisiejszy artykuł nie ma celu wskazywanie błędów jakie są najczęściej popełniane podczas analizy problemów, a na przedstawieniu alternatywnej metody usprawniania procesów.

Alternatywny porządek działania

Metody i narzędzia służące rozwiązywaniu problemów oraz usprawnianiu procesów zostały wielokrotnie przedstawione i opisane dość szczegółowo,
a zdecydowana większość z nich jest często wykorzystywana. Do najbardziej popularnych rozwiązań zaliczyć możemy choćby metodę 8D, wykorzystywaną w chwili gdy mamy do czynienia z reklamacjami klienta, jak również podczas głębszych analiz problemów wewnątrz samej organizacji. Innym, równie często stosowanym rozwiązaniem jest Arkusz A3, o którym pisaliśmy już na łamach naszej redakcji. Jego prostota i przejrzystość zachęca do stosowania.

Wspomniane wyżej metody często wspierane są przez narzędzia, które pozwalają zdefiniować problem, z którym przychodzi nam się mierzyć (5W2H) czy też diagram Ishikawy, FTA (Failure Tree Analysis) na analizie 5 x Dlaczego? (5 WHY?) kończąc. Należy jednak przy tym wspomnieć, że wskazane wyżej narzędzia stanowią jedynie wsparcie do poszukiwania przyczyn źródłowych problemu i nie stanowią same w sobie analizy problemu. Warto pamiętać o tym fakcie, gdyż często pokutuje przekonanie, że diagram Ishikawy to narzędzie wystarczające do skutecznego przeprowadzenia analizy problemu. Stwierdzenie to nie jest obce, również
w środowiskach zajmujących się poprawą funkcjonowania organizacji.

Alternatywę dla powyższych metod (8D czy Arkusz A3) stanowi jeszcze jedna metoda. DMAIC, bo o niej mowa to, metoda, która często jest marginalizowana lub pomijana, ze względu na fakt iż stanowi ona część metodologii SixSigma. Ale czy faktycznie jest to metoda, która powinniśmy zaszufladkować tak bardzo i pomijać ją podczas prowadzenia analizy? 

W dalszej części artykułu postaramy się przybliżyć istotę działania 
z wykorzystaniem DMAIC, starając się tym samym pokazać w bardziej przystępnej formie, licząc po cichu, że stanie się ona równie chętnie i często wykorzystywana, nie tylko w sytuacjach gdy organizacja funkcjonuje w środowisku, w którym zaadaptowane zostało podejście zgodne z zasadami funkcjonującymi 
w metodologii SixSigma.

Mniej nie znaczy gorzej

Czym właściwie jest DMAIC i dlaczego warto brać tę szczególną metodę pod uwagę w chwili gdy będziemy zajmowali się poprawą procesów lub podczas rozwiązywania problemów? Uniwersalność, jest pierwszym słowem jakie przychodzi na myśl. Jest to metoda, która może być wykorzystana na każdym etapie usprawniania procesów. Wynika to z faktu, iż oryginalnie stanowi ona integralna część metodologii SixSigma, o której wspominaliśmy na początku. To jednak nie jedyna cecha, którą DMAIC prezentuje. Przejrzyście sformowane 
i następujące po sobie kroki, jakie należy wykonać, pozwalają zachować systematyczność w prowadzonej analizie, co skutkuje zarówno pełnym zebraniem informacji na temat podnoszonej kwestii jak również, pozwala na kompleksową analizę przyczyn źródłowych odchyleń powstałych w procesie a w konsekwencji odpowiedni dobór rozwiązań prowadzących nas do zaplanowanych efektów. 

Zanim jednak przejdziemy do szczegółowego opisu elementów składowych metodologii DMAIC, warto na wstępie rozszyfrować co kryje się za akronimem DMAIC.

DMAIC jest metodą analizy zagadnień bazującą przede wszystkim na gromadzonych w procesie danych. Jak wiadomo, skwantyfikowane dane mogą wprowadzać w pewne zakłopotanie, w chwili gdy będziemy chcieli zidentyfikować odchylenia w procesach, jednakże DMAIC pozwala nam nie tylko na zebranie danych w usystematyzowanej formie ale również pozwala nam na identyfikację etapów procesu, dla których gromadzone dane wskazują na potencjalne odchylenia od założonych wartości.

A jak rozumieć samą definicję DMAIC. Tutaj sprawa nie jest aż tak skomplikowana jak mogło by się wydawać na pierwszy rzut oka. Sama metoda opiera się o pięć fundamentalnych, następujących po sobie etapów. 

Jak widać na załączonej grafice, skrót DMAIC to pochodzi o pierwszych liter dla poszczególnych etapów prowadzonej analizy;

D (Define) – zdefiniuj problem lub zagadnienie, z którym należy pracować.

M (Measure) – zmierz stan obecny, a więc „idź i zobacz” jak przedstawia się w danym momencie badany proces.

A (Analyze) – to nic innego jak przeprowadzenie analizy zebranych w poprzednim kroku danych, liczb i faktów wynikających z obserwacji jak zachowuje się proces.

I (Improve) – zaproponuj rozwiązania, wszędzie tam, gdzie widzisz odchylenia od wypracowanych standardów.

C (Control) – sprawdź czy zaproponowane, zaplanowane i wdrożone działania przyniosły pożądany efekt.

 

Na pierwszy rzut oka, można pokusić się o stwierdzenie, że metoda ta jest bardziej ograniczona niż ma to miejsce w przypadku metody 8D czy analizy problemów 
z wykorzystaniem Raportu A3, gdzie ilość wykonywanych czynności w celu przeprowadzenia analizy jest więcej (8 etapów). Owszem, ale nie oznacza to, że DMAIC jest w tym względzie rozwiązaniem gorszym. W chwili gdy wejdziemy w szczegółowy przegląd okaże się, że konstrukcja samej metody jaki 
i gromadzone dzięki niej informacje, dostarczają równie cennych danych na potrzeby prowadzonej analizy.

Do samego porównania poszczególnych etapów wszystkich trzech metod wrócimy jeszcze w dalszej części artykułu.

Wszystko w zasięgu ręki

Żeby lepiej zrozumieć zasady funkcjonowania DMAIC w obszarze doskonalenia procesów oraz eliminacji problemów, warto przyjrzeć się kolejnym etapom z bliska.

Metoda DMAIC, opiera się w swojej konstrukcji o kartę projektu, w której odpowiednie elementy zawarte są na poszczególnych etapach prowadzonej analizy.

DEFINE

W momencie kiedy rozpoczynamy prace z zastosowaniem metody DMAIC, tak jak ma to miejsce w przypadku 8D czy Arkusza A3, musimy zacząć od zdefiniowania problemu / zagadnienia, z którym pracujemy.

Karta Projektu (Project Charter), wykorzystywana na potrzeby przeprowadzenia szczegółowej analizy, daje nam możliwość na etapie Define określić następujące informacje:

• Temat, którym będziemy się zajmować na potrzeby prowadzonego projektu np.: „Skrócenie czasu przezbrojeń o …”, „Redukcja odpadu o …” itd.
• Definicja problemu, w której opisujemy szczegółowo co stanowi problem, jak np.: „Czas przezbrojeń dla maszyny XYZ, wynosił 20 min. Obecnie notowane czasy przezbrojeń tej samej maszyny wydłużyły się średnio o 5 min co powoduje spadek wydajności o procesu o 10%”
• Opis projektu, a więc krótka adnotacja przybliżająca dlaczego dany projekt optymalizacji procesu został uruchomiony.
• Cel projektu, określa nam do czego będziemy dążyli prowadząc analizę, np.: „Redukcja czasu przezbrojeń do min. 20 min – przywrócenie do pierwotnego stanu.”
• Lista korzyści pozwala nam zakomunikować w sposób przejrzysty co będzie efektem końcowym danej analizy oprócz celu, np.: „Skrócenie czasu przezbrojeń, Poprawa wskaźników OEE, Zwiększenie capacity dla linii, Zmniejszenie kosztów operacyjnych, Wyniesione nauki na potrzeby optymalizacji innych procesów.”

Ponadto na tym etapie warto pamiętać o;

• Wskaźnikach, które będą pokazywały nam osiągnięte efekty
• Harmonogramie wykonania poszczególnych etapów
• Liderze prowadzącym projekt, członkach zespołu oraz „sponsorach” projektu.

Narzędziem, które usprawni proces definiowania problemu na tym etapie, jest 5W2H. Pozwoli ono na lepsze zrozumienie nie tylko samego problemu ale również, ułatwi proces definiowania celu, dla którego analiza jest prowadzona.

MEASURE

Mamy zdefiniowany nasz problem i wiemy w jakim kierunku chcemy zmierzać. Co dalej? Przechodzimy do fazy Measure. Ale zanim zaczniemy mierzyć procesy czy też efekty naszych procesów, warto zwizualizować jak badany proces się kształtuje. Aby tego dokonać możemy sięgnąć po mapę naszych procesów (np.: Flow Chart, VSM). Podejście to pozwoli uniknąć efektu pomijania czynników, które mogą wpływać na proces oraz ułatwi wejście w GEMBA. 

Warto przy tym pamiętać, że każdy proces, niezależnie czy mówimy o produkcji czy usługach to swego rodzaju funkcja  f(x) = x1 + x2 + x3 + ... +xn , gdzie każdy „x” reprezentuje krok procesu, który może być skwantyfikowany przez opisanie za pomocą takich wartości jak;

• Czas,
• Wielkość,
• Ilość,
• Proporcje, 
• Itd.

Dzięki temu przy wykorzystaniu choćby analizy Pareto, będzie możliwe zwizualizowanie, które z czynników pływają na pogorszenie funkcjonowania danego procesu. Na tym etapie możliwe jest wykorzystanie innych narzędzi, chociażby typowych dla statystycznej analizy procesów. Zastosowanie odpowiedniego narzędzia, będzie jednak uzależnione od typu dostarczonych z procesu informacji.

ANALYZE

W chwili gdy zmierzymy proces i określimy, które czynniki wpływają na jego rozregulowanie, przechodzimy do fazy analizowania potencjalnych przyczyn powstania problemu. A więc sięgamy dokładnie po te same narzędzia, które stosowane są podczas analizy problemu przy wykorzystaniu metody 8D lub Arkusza A3.

Przydatne będzie więc zastosowanie na tym etapie rozwiązań takich jak;

• Diagram przyczynowo – skutkowy (diagram Ishikawy) na potrzeby określenia potencjalnych przyczyn występowania problemu,
• FTA (Failure Tree Analysis) – drzewo analizy błędów, które jak w przypadku diagramu Ishikawy może posłużyć do określenia potencjalnych przyczyn powstawania danego problemu,
• 5 Why? – w celu określenia przyczyny źródłowej,

Oczywiście nie to tylko kilka wybranych narzędzi czy metod, które mogą zostać zastosowane na tym etapie. Kluczem jest jednak nie samo narzędzie a znalezienie przyczyn źródłowych powstawania problemu.

IMPROVE

A więc faza, w której po określeniu przyczyn źródłowych podejmujemy działania na rzecz eliminowania samej przyczyny jak również poszukujemy rozwiązań w celu zapobiegania podobnym sytuacjom w przyszłości. 

Zastosowane rozwiązania, metody czy narzędzia, będą zależały oczywiście od istoty problemu jak również zaistniałych przyczyn. Nie wyklucza to jednak wprowadzenia na tym etapie takich elementów jak chociażby; 5S, SMED, Kanban itd. 

To co jest istotne, by podczas planowania działań pamiętać o zachowaniu zasad zgodnie z kołem Deminga, czyli cyklem PDCA. Dzięki temu, w łatwy sposób, będzie można kontrolować i nadzorować, czy zaproponowane rozwiązania są wystarczające do tego aby problem został wyeliminowany.

CONTROL

Ostatnim etapem jest kontrola wdrożonych rozwiązań. W kroku tym następuje więc weryfikacja, czy zaplanowane w DEFINE cele oraz efekty zostały osiągnięte dzięki rozwiązaniom zaproponowanym w fazie IMPROVE. 

Ponadto dzięki zastosowanym w etapie MEASURE miernikom procesu, możliwe jest łatwe zestawienie w celach porównawczych czy wdrożone rozwiązania, faktycznie wpłynęły w sposób efektywny na usprawnienie procesu.

Jeśli wyniki są zgodne z naszymi oczekiwaniami, na tym etapie można przystąpić do aktualizacji standardów dla wypracowanych rozwiązań, dzięki czemu będzie możliwe zapewnienie ciągłości wdrożonych działań oraz zapobieganie ponownemu powstawaniu problemom.

DMAIC na tle innych metod

Jak zatem widać, DMAIC to bardzo kompleksowa metoda, która angażuje na każdym etapie stosowanie innych metod czy narzędzi stosowanych przy na potrzeby optymalizacji procesów. Choć może wydawać się dość hermetyczna i ustrukturyzowana na początku, szczególnie mając na uwadze, że jest to metoda stanowiąca element SixSigma, to w ostatecznym rozrachunku jest to rozwiązanie, które może zostać zastosowane na potrzeby prowadzenia analizy każdego rodzaju problemów czy usprawnień procesów. 

Aby jeszcze lepiej zrozumieć istotę funkcjonowania poszczególnych etapów, przyjrzyjmy się bliżej zestawieniu DMAIC z metodą 8D czy Arkuszem A3 w ujęciu całego cyklu ciągłego doskonalenia PDCA.

Z powyższego zestawienia wynika, że zastosowanie jedynie pięciu elementów, wcale nie musi oznaczać, gorszych efektów niż jak ma to miejsce w przypadku zastosowania pokrewnych metod.

Czy DMAIC jest lepszy? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. 
Z pewnością dużą zaletą stosowania tej metody jest przyjęcie projektowego podejścia do prowadzonej analizy, co pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie całym procesem doskonalenia. Z drugiej strony tak mocno sformalizowane podejście może ograniczać w chwili gdy istnieje potrzeba prowadzenia szybkiej analizy problemu.

Kiedy zatem warto sięgnąć po DMAIC;

• Rozbudowane projekty usprawniające, które wymagają podejścia systemowego,
• Analizy prowadzone na potrzeby doskonalenia złożonych / skomplikowanych procesów,
• Problemy, dla których wymagane jest gromadzenie i analiza dużej ilości danych,
• Procesy na etapie projektowania, które mają być wolne od problemów na etapie uruchomienia  - tutaj z pomocą przychodzi DMADV,
• Projekty nastawione na znaczące efekty z prowadzonej analizy,
• Projekty wymagające zaangażowania większej ilości zasobów.

DMAIC vs DMADV

W literaturze można zetknąć się również z innym skrótem w postaci DMADV, co może przysporzyć odbiorcy odrobinę zastanowienia, czy jest to kolejna metoda wykorzystywana do analizy problemów.

Po, krótce postaram się w tym miejscu odpowiedzieć na wszelkie wątpliwości. DMADV w swoim ogólnym założeniu i konstrukcji nie różni się od DMAIC. Jest to jedynie sposób prowadzenia analizy na potrzeby projektowania procesów. W skrócie mówiąc;

• DMAIC wykorzystywany będzie tam gdzie mamy do czynienia z istniejącymi procesami wymagającymi poprawy
• DMADV natomiast stosowane jest w chwili gdy istnieje potrzeba rozwoju nowego lub przeprojektowania istniejącego procesu. W związku z tym zmianie ulegają dwa ostatnie etapy dzięki czemu na DMADV składać się będą: Define, Measure, Analyze, Design (etap projektowania) oraz Verify lub Validate (a więc etap sprawdzenia wykonalności projektu).

W obu przypadkach nie ulega natomiast zamianie możliwość stosowania metod i narzędzi wspomagających całą analizę.

Korzyści płynące ze stosowania

Korzyści płynących ze stosowania DMAIC nie sposób przecenić. Do najważniejszych będziemy z pewnością zaliczać; 

• podejście projektowe, które pozwoli na eliminowanie czynników rozpraszających i podejmowanie przypadkowych działań  dzięki utrzymaniu sekwencji wykonania poszczególnych etapów,
• skrupulatne prowadzenie analizy, 
• kompleksowość (stosowanie różnych metod i narzędzi podczas prowadzenia analizy), 
• możliwość stosowania przy okazji prowadzenia różnych prac (projekty usprawniające, analizy problemów, planowanie procesów itd.),
• opieranie się na danych, faktach i liczbach.

Aby jednak, korzyści te były zauważalne, zespół pracujący przy zastosowaniu tej metody, podobnie jak ma to w przypadku metody 8D czy Arkusza A3, musi być zaangażowany i skupiony na swojej pracy w całym procesie prowadzonej analizy lub projektu.

 

Autor: Michał Pawlaczek