5S, System organizacji miejsca pracy  - czy to się jeszcze opłaca?

5S, organizacja miejsca pracy, jest często określany mianem systemu, ponieważ łączy w sobie kilka metod i zasad w jeden spójny sposób działania, mający na celu poprawę organizacji miejsca pracy, eliminację marnotrawstwa i zwiększenie efektywności. Jakkolwiek byśmy go nazwali, jest narzędziem Lean Management szeroko stosowanym w praktyce biznesowej i coraz częściej w administracji. Jednocześnie jeszcze wiele organizacji zastanawia się, czy warto inwestować czas i zasoby w 5S, czy to się opłaca? Dlatego też w formie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania chciałbym przybliżyć wszystkim zainteresowanym 5S oraz mam nadzieję, uzupełnić wiedzę o niektóre istotne informacje.

Pytania i odpowiedzi

Pytania i odpowiedzi uzyskałem od osób, które na co dzień pracują z 5S, codziennych użytkowników 5S, którzy dbają o system i zachęcają z wielką pasją do jego stosowania:

1. Czy 5S jest dobre tylko dla produkcji, czy w biurach też się sprawdza?

Zadam może na początek przewrotne pytanie, czy tylko przy stanowisku roboczym na produkcji wszystkie materiały i narzędzia powinny być w oznaczonym miejscu? Jakbyście sami sobie odpowiedzieli na to pytanie? Wiemy, że przecież klucze do drzwi własnego mieszkania zawsze trzymamy w stałym miejscu (kieszeń prawa w spodniach, w kieszonce bocznej torebki i robimy to chętnie, często intuicyjnie. A kiedy zapisujesz nowy plik na dysku, to wybierasz przecież określone miejsce, czy też dajesz się ponieść przez szablon Windowsa? Dodatkowy papier do drukarki jest w szafce obok lub w dolnej kieszeni, długopis w pierwszej szufladzie, aplikacja do robienia zdjęć na pulpicie telefonu. Te wszystkie przykłady wynikają z naszej potrzeby uporządkowania swojej rzeczywistości i ta potrzeba jest siłą napędową 5S. Dlatego też 5S przemawia do nas oraz będzie pożyteczne i efektywne w każdym miejscu. W biurze System 5S pomaga uporządkować przestrzeń, eliminować marnotrawstwo (np. czasu, zbędnych dokumentów), zwiększać produktywność i tworzyć bardziej przejrzyste, ergonomiczne środowisko pracy. Konkretny przykład: zauważam, że mógłbym zautomatyzować niektóre operacje w Excell i przyspieszyć swoją pracę. Jeśli nie umiem tego zrobić sam, zaglądam do macierzy kompetencji i szybko znajduję odpowiednią osobę, która posiada takie kompetencje i została przydzielona do takich zadań. Czy nie warto podziękować swojej organizacji za taki standard? To jest właśnie dobra praktyka, która powinna nas przekonywać do 5S w biurach. To właśnie dzięki wdrożeniu 5S w środowisku biurowym można osiągnąć:

• Większą efektywność i oszczędność czasu, dzięki lepszemu porządkowi.
• Zwiększenie produktywności, ponieważ uporządkowane biuro sprzyja szybszemu dostępowi do informacji.
• Lepszą ergonomię pracy i redukcję stresu wynikającego z chaosu czy trudności w odnalezieniu potrzebnych rzeczy.

2. Czy muszę oznaczyć miejsce odłożenia długopisu i innych rzeczy na biurku?

To najczęściej słyszane pytanie i najchętniej lubię na nie odpowiadać, bo jest bardzo przewrotne i niestety niepoprawna odpowiedź przyczyniła się do niejednego zatrzymania wdrożenia i stosowania 5S. Na pewno, gdy twardo wymagamy, aby długopis na biurku każdego pracownika znajdował się zawsze w wyznaczonym miejscu, to tworzymy sobie naturalny opór wśród pewnej grupy pracowników, bo oni czują, że wchodzimy w ich bezpośrednią prywatną przestrzeń („To już nawet długopisu nie mogę odłożyć tam, gdzie chcę?”). Trzy sytuacje, które porządnie wyjaśniają to zagadnienie:

System czystego biurka: Są organizacje, które wymagają ze względów bezpieczeństwa, aby na zakończenie pracy lub na czas odejścia od biurka na biurku nic nie leżało. W takich organizacjach problem długopisu nie istnieje. System rotujących biurek też się w to wpisuje.

Wspólne stanowisko pracy: są też biurka, przy których pracuje więcej iż jedna osoba i tu akurat bardzo często nasz przysłowiowy długopis znika, wędruje i niestety, trzeba go szukać lub kupić nowy. Dlatego też w takiej sytuacji zalecam, aby wszystkie potrzebne do pracy przybory i materiały miały wyznaczone miejsce, a biurko posiadało najlepiej zdjęciowy standard stanowiska. W tym przypadku długopis powinien mieć swoje stałe miejsce.

Pojedyncze stanowisko pracy: gdy jedna osoba pracuje przy swoim biurku, nigdy nie narzucam do wyznaczenia miejsca odkładania długopisu. Uważam, że to nie pomaga w rozumieniu i motywowaniu do stosowania systemu 5S. Ale jeżeli ktoś regularnie gubi długopis, a wyznaczone miejsce pozwala mu zlikwidować ten kłopot? Ten konkretny przypadek pozwala zrozumieć, jak za 5S stoi realna potrzeba.

3. Czy konieczne jest certyfikowanie audytorów systemu 5S?

Na pewno w zewnętrznej instytucji nie ma takiej potrzeby.  Certyfikowanie audytorów 5S nie jest nawet obowiązkowe, ale może być bardzo pomocne dla zapewnienia wysokiej jakości i skuteczności wdrożenia systemu 5S w organizacji. Certyfikacja formalizuje kompetencje audytorów, zwiększając ich wiarygodność oraz ułatwiając jednolitość oceny i przestrzegania standardów 5S w całej firmie. Jednocześnie jestem zwolennikiem, aby każdy pracownik organizacji był zaangażowany w przeprowadzanie audytów. Głównie z powodu bardzo pozytywnego efektu, gdy każdy poziom organizacji jest wciągany w 5S. Przeprowadzanie specjalnych szkoleń dla audytorów może być bardzo kosztowne.

Praktyka pokazuje, że organizacje same wypracowują procedurę audytu i jest ona oparta na jednostronicowym arkuszu audytowym. Oczekiwane odpowiedzi w arkuszu są zerojedynkowe lub w czytelny sposób wskazują jaką odpowiedź wpisać. Pozwala to angażować każdego pracownika, ponieważ audytowanie 5S powinno być łatwe i przyjemne. Nie ma większej frajdy dla pracownika niż ocena pokoju prezesa/dyrektora podczas audytu 5S. Zapewniam Was!

4. Czy lepiej jest zacząć wdrażać 5S w całej organizacji czy od jednego mniejszego obszaru?

Według moich doświadczeń każda wersja może być dobra, w zależności od sytuacji. Wdrażanie w całej organizacji wymaga spełnienia wielu warunków wstępnych tj. decyzja kierownictwa, oddelegowanie zasobów, szkolenia pracowników i pierwszych audytorów, rozpoczęcie budowania księgi standardów, procedura raportowania, oddelegowania większych zasobów, większego budżetu itd.

W drugim przypadku, gdy jesteśmy przekonani, że 5S jest nam potrzebne, to po prostu startujemy w swoim obszarze, oczywiście na mniejszą skalę, ale w pełni jesteśmy ukierunkowani na realizację własnych oczekiwań. Ja sam jestem przykładem, że w moim dziale rozpoczęliśmy przygodę z 5S, zanim cała organizacja podjęła decyzję, żeby iść tę stronę. W pełni docenialiśmy w zespole to, że korzystamy z 5S w swoim indywidualnym interesie – potrzeba posiadania uporządkowanego środowiska pracy. Nasz styl pracy bazujący na tym, że każda potrzebna innym funkcjom informacja jest dla nich udostępniona w stałym miejscu w ustalonym terminie, przypadła do gustu w organizacji i inni zaczęli za nami podążać. 

Na tej podstawie można więc wyciągnąć wnioski, że bezpieczniej i szybciej jest zacząć wdrażanie 5S od jednego mniejszego obszaru w organizacji, a nie od razu wprowadzać go na szeroką skalę. To podejście, zwane czasem „pilotażowym wdrożeniem”, pozwala przetestować system w kontrolowanym środowisku i ułatwia jego późniejsze wprowadzanie w pozostałych działach.

5. Klasyczne audytowanie czy kamishibai?

Dla przypomnienia: kamishibai  to system wizualnego audytu stosowany głównie do regularnego monitorowania standardów i przestrzegania zasad 5S, TPM (Total Productive Maintenance) oraz innych elementów Lean.

Kamishibai to tablica, na której umieszcza się dwustronne karty w różnych kolorach, każda karta oznacza zadanie audytowe. Strony kart mają zwykle dwa kolory:

• Zielona: Wskazuje, że zadanie audytowe zostało wykonane prawidłowo.
• Czerwona: Sygnalizuje, że wystąpiły problemy, które należy poprawić.

Tablica Kamishibai pozwala na szybką i wizualną kontrolę zgodności z procedurami i standardami – audytorzy regularnie sprawdzają wskazane obszary, obracając kartę na właściwą stronę w zależności od wyników audytu.

Takie podejście pozwala do minimum zredukować czas trwania audytu przy zachowaniu gotowości całego obszaru do audytu. Audytowanie z kamishibai bardzo podoba się pracownikom, chętnie przejmują losowanie karteczek. Z naszej praktyki wynika, że dobrze się sprawdza w organizacjach, które tradycyjne audyty mają już przećwiczone, a 5S stoi na wysokim poziomie.
Natomiast tradycyjne audytowanie zalecam organizacjom, które dopiero zaczynają wdrażać 5S, ponieważ zwiększona pracochłonność podczas audytowania jest inwestycją w zdobywanie wiedzy i doświadczenia u pracowników. Drugim punktem jest pokazanie zaangażowania całej organizacji w system 5S. Angażujemy się w audyty, ponieważ kierownictwo podjęło taką decyzję, że to jest ważne przedsięwzięcie dla całej organizacji

6. Dlaczego Audyt trwa bardzo długo i zniechęca ludzi do 5S?

Jeżeli u Was audyt 5S trwa za długo, to trzeba przede wszystkim sprawdzić arkusz audytowy. Przy arkuszach, które:

• zawierają więcej niż 10 pytań
• odpowiedzi na pytania są bardziej złożone niż tak/nie lub 1/0
• pytania są rozbudowane i otwarte

to jest to pole do dyskusji, interpretacji wyników i przedłuża sam audyt. A zależy nam przecież na obiektywnym stwierdzeniu stanu wdrożenia 5S!
Warto więc na początek przeanalizować arkusz audytowy i zdecydowanie go uprościć. Od 5 do 10 pytań w formie zamkniętej i zrozumiałej dla każdego poziomu w organizacji jest jak najbardziej wskazane.

Następnie wyraźnie wyznaczyć ramy czasowe audytu, czyli audyt ma trwać maksymalnie 15 minut, a czym krócej tym lepiej. Konsekwentnie wymagamy, aby audytorzy trzymali się wyznaczonych ram czasowych.

Sprawdźcie też, czy wielkość obszarów audytowych jest dopasowana do przewidywanego czasu audytu. Może warto podzielić obszary na mniejsze części, a też właścicielowi zmniejszonego obszaru będzie łatwiej nim zarządzać

To są najczęściej zadawane pytania odnośnie 5S i niezmiernie się cieszę, gdy je słyszę, bo to oznacza, że Wam zależy na skuteczności wdrożenia 5S, na rozwijaniu 5S i  szukacie rozwiązań – zgodnie z piątym S – jak dotrzeć do współpracowników?

 

Autor: Krzysztof Drozdowski