TWI efektywne instruktaże pracownicze

Sytuacja na obecnym rynku jest bardzo dynamiczna. Rynek pracownika powoduje, że rotacja w niektórych firmach jest bardzo wysoka. W niektórych branżach winduje ten wynik do 30%. Średnia za 2021 r. wynosi 14%. Pracodawcy mierzą się z trudami rekrutacji, wdrożenia pracownika do firmy i na stanowisko, niższą produktywnością na początku pracy, błędami, kosztami wdrożenia (wyposażenie pracownika i inne), a koniec końców i tak nie ma pewności, że pracownik zaaklimatyzuje się w organizacji i zostanie na dłużej.

Jest to spowodowane m.in.:

• wyższą podażą niż popytem, powrotem pracowników na Ukrainę, wyjazdami za granicę itd.;
• osiągnięciem przez pracowników wieku emerytalnego;
• sytuacją po-covidową;
• zmianą podejścia pracowników do pracy (zwolnienia, przejścia itp.);
• sposobem wdrożenia pracowników na stanowisko;
• mocnym naciskiem na wyniki twarde (cele, budżety, produktywność, marża itp.);
• wejściem w wiek produktywny pokolenia X, Y, Z itd.

Elementów, które mają wpływ na to, że pracownik zostaje w pracy, wie, co ma robić, i nie popełnia w tym błędów, jest wiele, m.in. sposób wdrożenia pracownika na stanowisko, przedstawienia mu zakresu obowiązków i przeszkolenie z zadań, które ma wykonywać. Zapewnienie pracownikowi właściwej opieki w trakcie wdrożenia i poświęcenie mu odpowiedniej ilości czasu.

Według badań wewnętrznych przeprowadzonych przez LMCG w ramach prowadzonych AKADEMII TWI na prawie 400 pracownikach z 22 firm z różnych branż wynika, że aż 55% pracowników poddanych badaniom było słabo, niżej średnio lub średnio przygotowanych do objęcia stanowiska pracy. Wyniki badania przedstawiono na wykresie 1.

Wyk. 1. // Wyniki badań LMCG – poziom przygotowania do pracy operatora pozostawianego samodzielnie na stanowisku przed wdrożeniem TWI, Źródło: badania własne LMCG

Badani pracownicy zostali zapytani także, czy czas poświęcony na wdrożenie ich jako nowego pracownika był wystarczający. Aż 59% badanych osób odpowiedziało, że słabo, niżej słabo lub średnio oceniają aspekt poświęcenia właściwej ilości czasu na wdrożenie. Szczegółowe wyniki zobrazowano na wykresie 2.

Wyk. 2. // Wyniki badań LMCG – czy czas poświęcony na wdrożenie nowego pracownika jest wystarczający w Twojej organizacji?, Źródło: badania własne LMCG

Z przeprowadzonych badań można wnioskować, że wdrożenia są realizowane, ale nieefektywnie. Liderzy nie mają czasu na szkolenia i wdrożenie pracownika. Często pojawia się też informacja, że „liderzy nie wiedzą, jak wdrażać, nie znają narzędzi, nie są do tego przygotowani”.

Znając sytuację w organizacjach, szczególnie tę covidową i po-covidową, widzimy:

• dużo coraz trudniejszych zadań, nadganianie braków;
• mało ludzi, rotację, nagłe zwolnienia, urlopy na żądanie itd.;
• przekładanie zadań z ludzi, którzy odeszli, niezatrudnianie nowych;
• oszczędności;
• oczekiwanie, że dobry menedżer czy lider sobie poradzi, a przecież przełożony to najczęściej bardzo dobry specjalista… Ale czy wie, jak wdrożyć pracownika na stanowisko?

Liderzy odpowiedzialni za wdrożenia pracownika, w szczególności na stanowiska produkcyjne, często sami muszą „łatać dziury” w brakach kadrowych i zająć się zadaniami. Nasi badani zapytani o to, czy mogą liczyć na swojego przełożonego, gdy występują problemy, odpowiedzieli w 65%, że niestety słabo, niżej średnio lub średnio. Tylko potwierdza to tezę, że przełożeni nie mają na to czasu albo nie wiedzą, jak poradzić sobie z lawiną różnych problemów spadających na ich głowy (wykres 3.).

 
Wyk. 3. // Wyniki badań LMCG – wsparcie przełożonego w przypadku wystąpienia problemów w codziennej pracy, Źródło: badania własne LMCG.

Liderzy w różny sposób realizują wdrożenia pracowników na stanowisko. Często wygląda to jednak tak:

• Nowy pracownik chodzi za instruktorem i ogląda, jak on wykonuje pracę – wadą takiego podejścia jest długi czas nauki, a dodatkowo nowy pracownik uczy się wykonywać niektóre czynności nieświadomie poprzez kopiowanie.
• Szkolący opowiada pracownikowi „na sucho” o tym, jak wykonać pracę. Negatywnym skutkiem jest przekazywanie naraz zbyt wielu informacji nowemu pracownikowi.
• Szkolący odsyła pracownika do instrukcji stanowiskowych. Wada tego rozwiązania: brak przekazywania dodatkowych informacji dotyczących np. wyczucia, brak istotnych wskazówek, dlaczego pracownik musi pracować w ten, a nie inny sposób.
• Szkolący pozostawia nowego pracownika samemu sobie po instruktażu stanowiskowego lub BHP. Wadą takiego metody takiej metody jest to, że pracownik zaczyna wykonywać pracę, ale robi to po swojemu, popełniając błędy.

Z pomocą liderom przychodzi metodologia TWI (Training Within Industry), przynajmniej w zakresie wdrożenia pracownika na stanowisko, przygotowania pracownika do realizacji operacji produkcyjnych według standardów i założeń. Program TWI został opracowany w Stanach Zjednoczonych w czasie II wojny światowej (w 1940 r.), kiedy przedsiębiorstwa były zmuszone do zatrudniania młodzieży i kobiet. Amerykańscy menedżerowie i naukowcy opracowali program TWI do rozwoju brygadzistów i mistrzów. Jego celem był szybki rozwój nowej kadry produkcyjnej, aby w efekcie uzyskać wzrost produktywności i jakości.
Program TWI zawiera:

• TWI Instruktaże Pracownicze,
• TWI Metody Pracy,
• TWI Relacje Pracownicze.

Metodologię TWI z powodzeniem można wdrażać w organizacji jako sposób na poprawę jakości, efektywności, czasu realizacji działań. Jest to metodologia bardzo kompatybilna i uzupełniająca się z Lean Management. W obecnym artykule zajmiemy się pierwszym obszarem, czyli TWI Instruktaże Stanowiskowe, a dwa następne omówimy w kolejnych tekstach.

TWI INSTRUKTAŻE PRACOWNICZE

TWI Instruktaże Pracownicze lub inaczej Stanowiskowe, najczęściej stosowana w organizacjach metodologia, gdyż przy małych nakładach mamy maksimum efektów. Prosta metoda oparta na APP (Arkusz Podziału Pracy) i czterech krokach instruktażu realizowanych w odpowiedniej kolejności daje wymierne efekty. Według danych podawanych w literaturze 100% uczestniczących firm w badaniach skróciło czas szkolenia nowych pracowników o 25% lub więcej, 100% firm zredukowało reklamacje o ponad 25%, 88% firm zredukowało pracochłonność na produkt o 25% lub więcej, 86% firm zwiększyło wydajność o 25% lub więcej, 55% firm zredukowało braki o ponad 25%. Sprawdziliśmy sami. Dzięki TWI na linii pilotażowej razem z liderami uzyskaliśmy spadek poziomu błędów w procesie o 90,4%, postoje w linii – spadek o 27,8%, liczba osób, która rezygnowała po I miesiącu pracy – spadek o 33,3%, produktywność miesięczna 40 sztuk/ zmianę produkcji więcej (7,4% wzrostu poprzez działania na linii pilotażowej TWI Instruktaże Pracownicze i TWI Metody Pracy w okresie ciągu miesięcy).

TWI Instruktaże Stanowiskowe są do zastosowania przy:

• powtarzalnych operacjach (przede wszystkim procesach montażowych);
• operacjach wymagających szczególnego potraktowania – „triki”;
• operacjach konserwacji maszyn (smarowanie, regulacje);
• wymianie podzespołów maszyn (łożyska, pasy napędowe, łańcuchy, pompy itp.);
• regularnych czynnościach inspekcyjnych na maszynach (dzienne, tygodniowe, miesięczne);
• Autonomicznym Utrzymaniu Ruchu;
• operacjach remontowych maszyn i urządzeń;
• operacjach związanych z usuwaniem awarii;
• instruowaniu personelu z nowych zagadnień technicznych.

ARKUSZE PODZIAŁU PRACY (APP)

Arkusze Podziału Pracy (APP) są podstawą Instruktaży Pracowniczych. Arkusz definiuje główne Kroki Operacji (czyli CO po kolei robić?) ze Wskazówkami (czyli JAK robić?) i Przyczynami (czyli DLACZEGO tak robimy?). Przygotowanie APP (Arkuszy Podziału Pracy) wydaje się trudne. Trzeba przejść przez operacje stanowiskowe krok po kroku i opisać, co, jak i dlaczego robimy. Średnio 45 minut na przygotowanie jednego Arkusza Podziału Pracy – czy to dużo? Nie, jeśli na tej podstawie szkolimy ludzi, więc raczej warto je dobrze zrobić. Jeśli jest problem ze znajomością operacji na stanowisku – to pracujemy z operatorem, który zna ten proces najlepiej ze wszystkich, który podaje wszystkie niuanse. Takich informacji nie ma SOP (Standard Operations Procedure). Zna je tylko ten, kto ma wprawę i wypracowuje wszystkie wskaźniki ważne dla stanowiska. Mistrz wie, kto wie. Potrafi wskazać najlepszą osobę znającą daną maszynę, dane stanowisko.

PRZYGOTOWANIE DO INSTRUKTAŻU

Jak wszędzie, przygotowanie ma znaczenie. Ważne, aby stanowisko, na którym będziemy prowadzić instruktaż, było czyste i uporządkowane, zgodne ze standardem, aby były dostępne wszystkie narzędzia i instrukcje. Przed przystąpieniem do instruktaży ważne również jest zdefiniowanie luk procesowych i kompetencyjnych, określenie, kto powinien być instruowany, na jakie stanowisko i kiedy (tab. 1.).

PROWADZENIE INSTRUKTAŻU STANOWISKOWEGO

Główna zasad TWI brzmi: „Jeśli uczeń nie potrafi, to znaczy, że nauczyciel go nie nauczył”. Realizujemy więc instruktaż według zasad, bo tylko wtedy mamy szansę na efekty. Mając określone luki, opracowane APP (Arkusz Podziału Pracy), przygotowane stanowisko, można przejść do czterech kroków instruktażu, którymi są:

1. przygotowanie ucznia. Wyjaśnienie (Explanation),
2. zaprezentowanie pracy. Demonstracja (Demonstration),
3. sprawdzenie ucznia. Naśladowanie (Imitation),
4. nadzorowanie ucznia. Praktyka (Practice). Opisano je w tabeli 1.

I Etap: PRZYGOTOWANIE UCZNIA, czyli stworzenie dobrej atmosfery, dopytanie, co uczeń wcześniej robił, wyjaśnienie pracy i instrukcji pracy, zainteresowanie ucznia tym, czego będzie się uczył, i ustawienie go w odpowiedniej pozycji.

Etapu II: ZAPREZENTOWANIE PRACY, czyli opowiedzenie i pokazanie wszystkich KROKÓW operacji (czyli CO uczeń ma robić), w drugim obrocie przedstawienie po kolei Kroków i Wskazówek (czyli CO i JAK ma realizować wszystkie kroki). Powtórzenie cyklu, czyli przedstawienie Kroków, Wskazówek i Przyczyn (czyli DLACZEGO tak wykonuje dany element operacji).

ETAP III: SPRAWDZENIA UCZNIA, czyli przeprowadzenie operacji przez pracownika, w taki sam sposób jak na instruktażu prowadzonym przez „nauczyciela”. Spokojne przedstawienie, JAK wykonać dany krok (wskazówka) i wytłumaczenie, DLACZEGO (przyczyna). Do skutku, czyli do momentu, aż uczeń wyprodukuje pierwszą sztukę dobrą, powtarzanie wszystkich Kroków, Wskazówek i Przyczyn. Przeprowadzenie szkolenia zgodnie z metodą Instruowania Pracowników (czterech kroków) zapewnia, że uczeń dobrze zrozumie pracę, nauczy się ją wykonywać i poczuje się pewnie w nowym środowisku pracy, co zapewni zachowanie wysokich standardów jakości, a Liderom da przestrzeń do pracy nad innymi problemami, których z pewnością mu nie brakuje. 

W artykule wykorzystano materiały z Podręcznika TWI. Doskonalenie niezbędnych umiejętności przełożonych, Patrick Graupp i Robert J. Wrona.

Autor: Ilona Nowicka

Źródło: Nowoczesny Przemysł #5 październik-listopad 2022, str.67-70

Pliki do pobrania

TWI-Efektywne-instruktaze-pracownicze---Ilona-Nowicka 487.16K