Analiza wartości (VA / NVA)
W czasach braku stabilności ekonomicznej wywołanej zawirowaniami gospodarczymi oraz politycznymi, firmy stają często przed dylematem związanym z podjęciem decyzji mających uchronić je przed utratą rynków zbytu dla świadczonych usług lub wyrobów, dostarczanych do klientów. Widmo utraty zysków wynikających z rosnących kosztów operacyjnych prowadzi do nerwowych ruchów, mających na celu obniżenie kosztów i utrzymanie zysków na dotychczasowym poziomie.
Aby ustrzec się przed widmem osłabienia pozycji rynkowej, a w efekcie podjęcia niekorzystnych decyzji, których celem jest cięcie kosztów poprzez obniżenie poziomu zatrudnienia lub zmianę zasobów (maszyn lub materiałów) na tańsze odpowiedniki, warto przyjrzeć się z bliska innym możliwościom. Kierujący firmami, zamiast sięgać po najprostsze rozwiązania, powinni w pierwszej kolejności spojrzeć w kierunku, który pozwoli na dogłębne przeprowadzenie analizy poziomu zatrudnienia a co za tym idzie wykorzystania posiadanych zasobów kadrowych. Warto również przyglądnąć się bliżej strukturze zasobów materialnych w celu znalezienia tańszych, co nie koniecznie może oznaczać, gorszych zamienników, które pozwolą spełnić wszystkie wymagania stojące przed organizacją.
Jest to o tyle istotne, gdyż podejmowanie dość drastycznych i niepopularnych kroków daje niestety krótkotrwałe efekty, a w końcowym rozrachunku prowadzi do zwiększonych kosztów obsługi reklamacji czy też zmniejszonym przychodom z tytułu obniżonej wydajności produkcji.
Ale czy istnieje wyjście z takiej sytuacji? Czy firmy są w stanie podejmować w trudnym okresie decyzje, które nie są brzemienne w skutkach?
Wsłuchaj się w głos klienta
Zanim organizacja podejmie jakiekolwiek decyzje, warto jest by zapoznała się z oczekiwaniami jakie stawia przed nią klient. Prawdę powiedziawszy to klient ostatecznie decyduje o tym czy nasza organizacja będzie miała rację bytu i czy nasze dobra i usługi będą w stanie spełnić jego oczekiwania.
W czasach dużej konkurencji na rynku oraz rosnących cen ciężko jest podnosić ceny w nieskończoność mając przy tym nadzieję, że klient wyda na dostarczane przez nas towary pieniądze. Pomińmy sytuację gdy firma pozycjonuje się na niszach rynkowych gdzie klient jest gotów zapłacić każdą cenę za dostarczane przez nią wyroby lub usługi.
Co więc organizacja musi zrobić aby nie zostać zapomnianą? Musi poznać oczekiwania klienta, a będąc bardziej dosadnym, musi wiedzieć za co klient jest gotów zapłacić, co dla klienta tak naprawdę stanowi wartość dodaną, że bez zastanowienia sięgnie po nasze produkty. Co bardziej istotne! Mając na względzie tę wiedzę, organizacje muszą zwrócić swoją uwagę na swoje procesy usługowo-wytwórcze, ale przez pryzmat klienta, patrząc na nie właśnie jego oczami.
Analiza wartości na drodze do sukcesu
Analiza wartości pozwala nam rozłożyć procesy na czynniki pierwsze a następnie przeprowadzić dokładną analizę tego czy dany element w układance będzie stanowił dla klienta wartość dodaną (VA – eng. Value Added), a więc to za co klient będzie skłonny nam zapłacić czy też będzie tym za co klient nie jest gotów nam zapłacić, czyli z jego punktu widzenia nie będzie stanowił wartości dodanej (NVA – eng. Non-Value Added).
Aby na drodze analizy móc stwierdzić, że nasze procesy czy jego elementy stanowią wartość dodaną, musimy mieć pewność, że następujące kryteria zostają spełnione;
- Następuje zmiana właściwości wyrobu lub cechy ze świadczonej usługi,
- Czynności wykonane są poprawnie za pierwszym razem,
- Wykonujemy te czynności, za które faktycznie klient jest gotów zapłacić.
Jeśli, którykolwiek z powyższych punktów nie zostanie spełniony wówczas mamy do czynienia z czynnościami nie dodającymi wartości. Do tych zaliczać będziemy siedem głównych strat (MUDA) lub czynności prowadzące do powstania MUDA. A są nimi;
- Zbędny ruch – nieefektywne przemieszczanie się pomiędzy operacjami / procesami
- Nadmierny transport – przenoszenie wyrobów i półwyrobów z miejsca na miejsce
- Zapasy – zarówno zapasy wyrobów i komponentów na magazynie jak również półwyrobów w obrębie procesów (tworzeni WIP – Work In Progress)
- Nadprodukcja – dodatkowe czynności mające przywrócić wytwarzane dobra lub usługi do wymaganego stanu
- Nadmierne przetwarzanie – jak np. generowanie niewymaganej dokumentacji lub dokładanie kolejnych czynności do procesu / wyrobu w celu uzyskania jakości wyższej od oczekiwanej przez klienta - naprawy
- Generowanie braków – a więc produkowanie dóbr nie spełniających wymagań klienta, a tym samym obniżających wydajność procesów i doprowadzających do nadmiernego przetwarzania czy nadprodukcji
- Oczekiwanie – czyli wszystkie przestoje w trakcie wykonywania czynności lub pomiędzy czynnościami powodujące powstawania zapasów.
Narzędziem, które pozwala dogłębnie przeanalizować istniejące procesy i dokonać oceny stanu faktycznego będzie analiza strumienia wartości (VSM / VSA – eng. Value Stream Mapping / Value Stream Analysis), dzięki której, nie tylko możliwe jest zmapowanie procesu w całym cyklu obiegu materiałów oraz czynności, ale również pozwala wskazać miejsca stanowiące tzw. wąskie gardła poprzez określenie wydajności danego kroku procesu a także tworzących się dzięki temu zapasom międzyoperacyjnym WIP.
Walcz z MUDA
Jak zatem obniżyć koszty operacyjne by przeciwdziałać wzrostowi kosztów operacyjnych i utrzymać poziom zysków na stałym poziomie? Wystarczy sięgnąć po rozwiązania, które pozwolą na eliminację wspomnianych strat. Istnieje wiele metod oraz narzędzi, wypracowanych na przestrzeni lat, które pozwalają zminimalizować czynności nie dodające wartości (NVA). Wśród nich znajdziesz rozwiązania dostarczane przez Lean Management takie jak chociażby;
- SMED – pozwalające zaoszczędzić czas skracając czas przezbrojeń maszyn pomiędzy kolejnymi partiami produkcyjnymi lub operacjami,
- TPM – które pozwala na zbudowanie prewencyjnego systemu zarządzania parkiem maszynowym w celu uniknięcia przestojów związanych z awariami urządzeń,
- Standaryzacja dzięki której możliwe jest wypracowanie spójnych dla wszystkich pracowników standardów wykonywania czynności oraz poruszania się po obszarze
- Diagram Spaghetti pomocny podczas wypracowania standardów, który pozwala na zobrazowanie sposobu wykonywania czynności oraz ich czasu. Pozwala nie tylko na określenie stanu obecnego ale wspiera wypracowanie stanu pożądanego na podstawie, którego wypracowany zostanie ostateczny standard,
- Poka-Yoke system zapobiegania wytwarzaniu błędów. Dzięki PY pracownicy otrzymują narzędzia, które pozwalają unikać pomyłek w trakcie biegu procesu,
- Kanban jako narzędzie do zwiększenie efektywności procesów, poprzez stosowanie zasady „pull”, czyli pobierania i wykorzystania zasobów do realizacji zadań, wówczas gdy są one niezbędne,
- Oraz wiele innych dostępnych dzięki Lean.
Ponadto wsparciem dla metod i narzędzi Lean w walce z czynnościami nie dodającymi wartości (NVA), będą również techniki i narzędzia z zakresu zarządzania jakością czy też metodologia SixSigma nastawiona na wyeliminowanie zakłóceń powodujących powstawanie zmienności w procesach wytwórczych.
Należy jednak pamiętać, że siła Lean pochodzi od ludzi biorących udział w kreowaniu i realizacji procesów. Dlatego też kluczem do sukcesu będzie zaangażowanie zespołów do poszukiwania a następnie eliminacji strat i marnotrawstw. Jest to o tyle ważne spostrzeżenie, ponieważ to właśnie pracownicy posiadają największą wiedzę na temat procesów, w których uczestniczą na co dzień. Ta wiedza staje się bardzo pomocna w chwili gdy trzeba poszukać rozwiązań aby coś w procesach poprawić, aby je uprościć lub usprawnić. Z drugiej strony warto pomyśleć jak zaangażować i zachęcić pracowników do tego by brali czynny udział w codziennym funkcjonowaniu organizacji. Warto sięgnąć wówczas po rozwiązania w formie systemu sugestii czy też dzienne plany poprawy obszarów, wzmacniając nie tylko odpowiedzialność pracowników za stanowiska pracy ale wzbudzając przy tym własnościowe podejście do miejsca pracy.
Zachowaj zdrowy rozsądek
Wiemy już zatem czym jest wartość dodana (VA) i udało nam się zminimalizować czynności nie dodające wartości (NVA), w wyniku czego byliśmy w stanie obniżyć koszty operacyjne i utrzymać zysk na stałym lub większym poziomie. Należy jednak pamiętać, że o ile jest możliwe zmniejszanie udziału czynności nie dodających wartości w procesie o tyle nie będziemy w stanie wyeliminować ich całkowicie, chociażby ze względów technologicznych lub też będziemy musieli zwrócić się ku inwestycjom, które kosztami znacznie przewyższą uzyskane korzyści.
Co za tym idzie zawsze będą istnieć czynności lub procesy, które nie będą generowały dla klienta wartości dodanej, a z punktu widzenia organizacji będą stanowiły koszt. Ale jeśli uda się wyeliminować całkowicie czynności zbędne i zadbać o to by nie pojawiały się one ponownie w procesach, to w dłuższym wymiarze czasu uzyskamy pozytywne rezultaty, które pozwolą organizacji zminimalizować negatywne skutki kryzysu wywołujące wzrost kosztów a w efekcie spadek przychodów prowadzących do braku stabilności finansowej. Ostatecznie pozwoli to uchronić przedsiębiorstwa przed podjęciem trudnych decyzji.
#TAGI: wartość dodana, Value Added, Non-Value Added, mapowanie strumienia wartości, VSM, analiza strumienia wartości, VSA, MUDA, marnotrawstwa, Lean Management, SixSigma, Kaizen, 5S, Poka-Yoke, Heijunka, SMED, TPM, standaryzacja, wizualizacja, zarządzanie jakością, mapa strumienia wartości, zbędny ruch, braki, zapasy, zbędny transport, oczekiwanie, nadmierne przetwarzanie, naprawy, nadprodukcja
Autor: Michał Pawlaczek
