Standaryzacja pracy menadżerskiej

Standaryzacja pracy menedżerskiej polega na  wykonywaniu powtarzalnych działań lidera w cyklu dnia, tygodnia i miesiąca, dla zapewnienia stabilności produkcji, procesów oraz przewidywalności wyników. 

Standaryzacja pracy managera obejmuje zestaw konkretnych czynności, które lider wykonuje w określonym rytmie. Do tych czynności należą między innymi przeglądy wyników, obserwacje procesów, spotkania i rozmowy z pracownikami, przeglądy standardów oraz działania związane z rozwiązywaniem problemów. Każda z tych aktywności posiada zdefiniowany cel i przebieg. Lider opiera się na ustalonym standardzie. W ten sposób organizacja buduje jednolite podejście do zarządzania. Zespoły funkcjonują w przewidywalnym środowisku. Menedżerowie działają według tych samych zasad. Takie podejście ogranicza różnice w stylach zarządzania i wzmacnia spójność operacyjną. W efekcie procesy osiągają większą stabilność.

Standard pracy Lean Lidera

Standard pracy lidera lean oznacza jasno określony zestaw działań, które lider realizuje w określonym rytmie, aby utrzymać proces pod kontrolą i zapewnić jego stabilność. Lider działa według ustalonego schematu. Każda aktywność ma określony cel i miejsce w systemie zarządzania. Standard pracy lidera lean definiuje sposób obserwacji procesu, analizę wyników oraz reakcję na odchylenia. Takie podejście pozwala utrzymać spójność działań i ograniczyć zmienność operacyjną. Standaryzacja działań lidera tworzy punkt odniesienia dla całej organizacji. Dzięki temu możliwe staje się szybkie wychwycenie nieprawidłowości oraz ich systemowe eliminowanie. W podejściu Lean standard stanowi aktualnie najlepszą metodę wykonywania pracy, która jest uzgodniona i udokumentowana . Lider odpowiada za utrzymanie standardów i ich rozwój, musi więc być blisko procesów, znać aktualną sytuację i reagować w sposób ustrukturyzowany, aby uzyskać powtarzalność wyników w zamian za gaszenie pożarów.

Standaryzacja pracy managera - jak wygląda krok po kroku

Standaryzacja pracy managera polega na uporządkowaniu jego działań w taki sposób, aby zarządzanie było powtarzalne i wpisane w system, który eliminuje przypadkowość i gaszenie pożarów.. Manager realizuje pewne działania codzienne, tygodniowe a nawet roczne w określonym rytmie i w ustalony, efektywny sposób, aby oszczędzać czas i maksymalizować wyniki. Każde działanie ma przypisany cel i sposób wykonania. Taki model eliminuje chaos decyzyjny i zwiększa przejrzystość zarządzania na każdym szczeblu organizacji.

Wdrożenie przebiega etapami i musi wynikać z rzeczywistych warunków operacyjnych, a nie z szablonów przeniesionych z innych organizacji.

1. Identyfikacja działań menedżerskich wpływających na proces. Punktem wyjścia jest analiza tego, co lider faktycznie robi w ciągu dnia i tygodnia - co ma wpływ na realizację celów i efektywność procesów, a nie tego, co powinien robić według opisu stanowiska. Często okazuje się, że znaczna część czasu lidera jest pochłaniana przez zadania niemające związku z nadzorem nad procesem, celami czy zarządzaniem ludźmi. LMCG analizuje jakie zadania dodają wartość organizacji i zastanawia się jak wyeliminować lub usprawnić działania nie dodające wartości, skąd wynikają te działania, które nie wpływają na cele czy na proces i „zjadają” czas managerów. Punktem wyjścia w tej analizie są rodzaje rutyn managerskich, które są podstawą systemu zarządzania.

2. Określenie częstotliwości działań. Nie każda czynność wymaga codziennej realizacji. Część działań ma sens w rytmie dziennym, część tygodniowym, część miesięcznym. Częstotliwość musi wynikać z dynamiki procesu i czasu, po którym odchylenie staje się problemem operacyjnym, wielkości organizacji, wielkości zespołów i wielu innych czynników. LMCG dopasowuje częstotliwość działań na potrzeb organizacji i możliwości managerów. 

3. Zdefiniowanie standardów działań managerskich. Gemba walk nie jest spacerem po hali. Ma określony punkt startowy, ścieżkę, listę pytań kontrolnych i format zapisu obserwacji. Spotkanie przy tablicy SFM ma określony czas trwania, sekwencję omawiania wskaźników i zasadę eskalacji. Bez tej precyzji standard istnieje tylko na papierze. LMCG bazując na sprawdzonych praktykach pomaga w przygotowaniu właściwych standardów działań managerskich, które zwiększają efektywność managera a tym samym organizacji.

4. Powiązanie działań z celami czy miernikami procesu. Każda czynność lidera powinna być zakotwiczona w konkretnym wskaźniku. Obserwacja stanowiska dotyczy wydajności lub jakości. Rozmowa coachingowa dotyczy konkretnego zachowania wpływającego na wynik. Lider musi wiedzieć, na który wskaźnik oddziałuje dane działanie. LMCG pomaga w opracowaniu właściwych wskaźników, weryfikuje ich ilość i wspiera w połączeniu działań z odpowiednimi wskaźnikami czy celami strategicznymi, operacyjnymi czy indywidualnymi. Na bazie metodologii HOSHIN KANRI LMCG kaskaduje te cele od strategicznych do KPI operacyjnych i powiązania z RUTYNAMI MANAGERSKIMI i standardami pracy lidera.

5. Wdrożenie standardu w środowisku operacyjnym. Nowy standard wymaga wprowadzenia w warunkach rzeczywistych, z obserwacją przez konsultanta lub przełożonego. Działania w praktyce  ujawniają luki między projektem standardu a jego realizacją w terenie. LMCG wspiera poprzez konsultacje i coaching we właściwym wykonaniu opracowanych wspólnie standardów.

6. Regularna weryfikacja i doskonalenie. Standardy pracy lidera nie są  dokumentami zamkniętymi. Podlegają cyklicznej weryfikacji tak jak każdy inny standard operacyjny. Narzędziem doskonalenia jest logika Toyota KATA: lider definiuje stan docelowy, identyfikuje przeszkody w jego osiągnięciu i przeprowadza kolejne eksperymenty, stopniowo zbliżając się do celu.

Standard work for leaders

Standard work for leaders obejmuje zestaw działań rutynowych, realizowanych w cyklu dnia, tygodnia a nawet roku. Należą do nich m.in. przeglądy wyników, obserwacje procesów, rozmowy z zespołem oraz działania korygujące. Każda czynność posiada określony czas, formę oraz sposób realizacji. Lider bazując na wypracowanych standardach wpisanych w system zarządzania realizuje działania zgodnie z przyjętym schematem. Takie podejście zwiększa spójność zarządzania i pozwala budować jednolity model pracy liderów na różnych poziomach zarządzania w organizacji. . W naszych działaniach wdrażamy standard work for leaders jako element systemu Lean, który stabilizuje procesy oraz wzmacnia kontrolę operacyjną na każdym poziomie organizacji. Skupiamy się na oszczędności czasu liderów i wypracowywaniu takich rozwiązań, które są możliwe do wdrożenia w organizacji. Naszym głównym celem jest wypracowanie właścicielskiego podejścia managerów do swoich obszarów. Dzięki temu managerowie działają w ustalony i zaakceptowany przez nich sposób, eliminując straty i marnotrawstwo z procesów, dbając o wyniki, jakość, bhp - a przede wszystkim o swoich pracowników i ich potencjał zgodnie z SKILLS MATRIX.